1日の仕事を書き出してみたら、問い合わせへの対応がすごく多い。
割合にすると1日の3〜5割合を、問い合わせへの対応に使っています。
これだけ問い合わせに対応していれば、仕事の進みが遅くて当たり前。
と言うことで、どうやって改善するかを考えました！
問い合わせで減らせるのは次の2つ。
・問い合わせの回数
・対応にかかる時間
なので問い合わせの回数と、対応にかかる時間を調べることから始めます。
調べ方は簡単。
問い合わせを受けるたびに書き出していくだけ。
すると、問い合わせ内容とそれぞれの回数。
そして対応にかかった時間がわかります。
中身がわかったところで、まずは自分で改善出来るところから取り組んでいく。
ぼくの場合は…
・発注の確認
・図面寸法の確認
・入荷の確認
・社外からの問い合わせ
…の問い合わせがあることがわかりました。
この中で頻度が多いのは、発注と入荷の確認。
それと、図面寸法の確認です。
なのでまずは、自分で改善出来そうな発注の確認と入荷の確認から、削減方法をかんがえます。
例えば…
問い合わせが来る前に部材を揃える。
社内で閲覧出来る入荷リストを作る。
分かりやすい在庫管理を徹底する。
…などですね。
問い合わせ対応にかかる時間を減らせれば、かなり仕事が楽になるはず。
だいぶ面倒ですが、地道に取り組みます。