ちゃお！リュウイチです✨
システム開発をしたことある人なら、
一度は通る議事録の壁。
誰に教えられるでもなく、
自然と身についていくもの。
ただ、やっぱり最初は書き方がわからない。
Google先生に教えてもらおうにも、
あんまりピンとくるものがない。
議事録ってどうやって書いたらいいの！？
私が教えましょうｗ
これだけ出来ればたいていは褒められます(笑)
たまには、
ビジネスマンらしい記事も書いてみようと思って🤔
あ、あくまでも私のやり方なので（笑）
Point
議事録って何のためにあると思います？
ただの記録？
エビデンス？
色々ありますよね？
ここで重要なのは、会議に参加できなかった人が
その会議でどんな内容が話し合われたか知る
そのための記録として書くと、
いい議事録になります。
じゃあ何を書いたらいいの？
まず、こんな感じの順番で書くとわかりやすいです。
文頭に日時と参加者を書く
その会議は、
いつ行われて、どこの部署の誰が参加したかを書く。
会議には知らない人もいることがあるので、
事前にわかるなら、先にこの部分を書いておくと
後々楽になります。
※名前は役職順に書くのがビジネスマナー
会議で決める題材を書く
次に必要なのは、
その会議は何を決めるために集まって、
議題は何なのか？
これも事前にわかるので、
先に書いておきましょう！
会議で何が決まったか
先に書いた議題に対して、
どう決まったか書きましょう。
議題に番号を書いておくと、文章を省略できます。
会議内で出た課題と宿題事項
会議内で全ての議題が解決するとは限りません。
持ち帰って後ほど回答するなんて話は、
よくあります。
なので、課題と宿題事項に加えて、
誰がいつまでに回答する話になったか、
そこまで書いておきましょう🙆♀
資料名とリンクの添付
会議内で使用した資料名と、
その格納先または、リンクURLを貼りましょう。
会議中に見たあの資料。
もう一度見たいんだけどどこにある？
そんな疑問もこれで一発解決。
別の部署の方が使った資料の場合は、
会議後に格納先を聞きましょう😊
会話内容を簡略化して書く
話した内容を一言一句漏らさず書いた議事録を
見たことがありますが、ナンセンス。
もうゴチャゴチャしてわかりにくい💦
まずは議題を大項目として書いて、
決定に関わる会話だけ書きましょう。
書き方は、
発言者の名前、発言内容。
例:
ブログには何を書いたらいいか
リュウイチ ブログの内容は何を書くか
→ ようこ 書きたい内容を書けばいい
→ リュウイチ 承知した。
こんな感じ。
簡単でしょ？
また、大前提で会議前にやることがあります。
事前準備
同じ部署なら所属を言う必要はないけど、
部署をまたいだ会議の場合は、
面倒かもしれないけど、所属を言ってもらう。
何故それが必要かというと、
どの人が誰かわからないから🤔
議事録を書く時に誰が発言したかは、
非常に重要。
初めて会う人だと、
顔と名前が一致しないことは多々あります😓
これをしてもらうだけで、
後で録音を聴いても誰が発言したか、
すぐわかりますよね？
心がけること
新人に議事録を書いてもらうと、
議事録を半日以上かけて書くことがある。
いや、時間かけすぎよ💦
1日に3回とか会議あることがあるから、
そんなに時間かけたら業務どころじゃなくて
1日終わっちゃう…
むしろ残業確定😓
なので、会議の時間の半分。
1時間の会議なら30分で書き終わるように
心がけましょう！
書き方さえわかれば、
そんなに時間かからないはず！
最後に確認
書いた議事録にニュアンスの違いや、
聞き間違いがないか参加者に確認をしましょう😊
日時を指定して、
それまでに特になければ、
正となるようにしておくことで、
確認者の返答する負担も減ります。
ちなみに、ファイル名を日時+バージョン
フォルダ名を会議の名前にしておくと、
後々探しやすいので便利ですよ👍
これであなたも議事録マスターですね✨