★ ポイント1 ~ 1週間単位のTODO管理 ~ ★
見開きの左ページが、
1週間(月~金)の朝8時から夜19時まで管理できる(土日は特に時間管理はしない)
見開きの右ページが、
白紙になっており、1週間のTODOを増える度に書く。
会議中思いついたことや、任されたこと、気づいたこと、指示されたことなどを書き足していく。
TODOが終わるたびに二重線で消していく。ただ仕事というのは一つの作業終わっても、
その後に別の作業が発生するものである。そのときは、二重線で消して、その横に新たなTODOをかく。
たとえば、誰々に見積もりを取る → 承認 という流れ。それぞれ別の作業である。
1週間の中で出来なかったことは、次週に繰り越すため、金曜日に、次ページに転記する。
たいてい金曜日は、手帳を前に30分間程度次週の予定を書いていく。
もちろんTODOは、緊急性が低いものもある、それは、今週の予定をみて、次週に回せそうなら、次週のTODOに書き足す。そうしておけば、次週、月曜日に出社した際に、あ、そうだ、この作業があったんだ、ということで忘れない。
★ ポイント2 ~ 期間管理 ~ ★
1ヶ月のマクロな管理もする必要がある。
見開き2ページに渡って土曜日で改行するカレンダー形式(土日で改行するもの)もあるが
お勧めは、断然、「一覧形式」である。
なぜよいか、予定というのは、必ずしも土日では終わらない。
金土日月火など長期出張などがはいった場合、休暇でも同じである。
金土日月など4連休をとったりする場合がある。
一覧形式なら、矢印1本線で引くことができるが、
カレンダー形式だと、一回土日で線引きをやめて、次の行に移ることになる。
線の切れ目が発生するとぱっと見たときにどれだけの期間にその作業が費やされるのかわからない。
なので、一本線で引くことができる一覧がベストである。
ちなみにボクが使っているのは、折りたたみ式で、余白も十分にある。
さらに、折りたたみ形式のため、1週間単位のスケジュールと1ヶ月単位のスケジュールを同時に見比べることができるため短期、中期的なスケジュールが見渡せる。
↓折りたたみ(1週間+1ヶ月) ↓折りたたみ(1ヶ月+余白)
★ ポイント3 ~ もち運びしやすい ~ ★
B4型やA5型のノート型のシステム手帳も多くあるが、やはりスタンダートにバイブルサイズである。
持ち運びしやすい上、かさばらない。書きこみしやすい。
ほかにも色々あるよ。
・A5サイズ(デスクサイズ)
オフィスのデスク中心で使えるサイズ。
システム手帳の中で最も記入容量が大きくビジネスのパート
ナーとして活躍するタイプ。
会議の議事録や打合せメモを取るのに適しています。
・バイブルサイズ
システム手帳の中で最もポピュラーなサイズ。
利用者も多く豊富な種類のリフィールがあります。
ハンディサイズなので机の上に広げてもじゃまにならず、外出
時もバッグに入れて持ち運べる、機動力を発揮できるサイズ。
・ミニ6穴サイズ(ポケットサイズ)
ポケットサイズで最もポピュラーなサイズです。
リフィールの種類も豊富でさまざまな使い方に対応できます。
常に持ち歩いても違和感がなくコンパクトに使いたい方に!
特に女性に人気のタイプのシステム手帳です
・ミニ5穴サイズ(マイクロミニサイズ)
システム手帳の大きさとしては最小で、Yシャツのポケットにも
入れられるサイズ。携帯に便利で、名刺入れや定期入れとして
の機能も併せ持ちます。
まだまだ、ポイントを書き足していきます。