こんにちは 新潟のコピー機複合機 営業マン らっしゅ です
昨年末に土壇場で2年延長とされた
電子帳簿保存法における
「電子取引」の電子保存強制化。
ネットでの買い物などでは紙の請求書をもらわず
メールにPDFが添付されたり
自分でPDFをダウンロードするシーンがありますが
こうしたいわゆる電子取引に対して
「紙で印刷して保存」はダメですよ！
というのがもともとの予定でした。
もらったPDFならそのまま保存しとけば
それのほうがラクじゃないの？
と思われる方もいるかと思いますが、
事はそれほど単純ではなく
「取引先名」「金額」「日時」を検索可能にしたうえで
タイムスタンプを付与するか
改ざんできない、
または変更の履歴が残るようなシステムで
保存しなくてはならない
という面倒くさいものなんです。
（これでもかなり面倒さは緩和されたのですが！）
PDFの名前に「取引先名」「金額」「日時」
を入れて変更する
までは出来ますが（それでも面倒！）、
そのうえで「タイムスタンプ」「改ざんできないまたは
変更の履歴な残るようなシステム」
・・・ってどうすりゃいいの？
というのが多くの中小企業の声かと思います。
そうした声と実際の周知の遅れから、
結局土壇場で2年延長となった・・
という経緯があります。
電子帳簿保存法を「最低限のことだけ対処したい」
というのであれば
「電子取引」の部分だけ
今後対処していきましょう。
各ベンダーもいま開発に躍起になっていますので
今後こなれたサービスが続々
登場してくることと思います。
さて、ここまででカラー複合機の出番は
ほとんどありません。
でも実は各複合機メーカーにとってもちょっとした
「ビジネスチャンス」となっているんです。
それは
この法律において
「取り組みたい企業だけが取り組む」
というスタンスの
「スキャナ保存」要件に
脚光が当たっているからです。
スキャナ保存要件とは、通常の紙での請求書を
スキャンして先ほどの要件に見合った
PDF等にして保存すれば
原本は即廃棄してもいい、ということで
「大量の紙保管コスト」や「経理業務の簡素化」が
実現します！というものです。
当然ですが、スキャナ保存のためにスキャナ機能を
搭載したカラー複合機が重宝しますよね、
という論調で
盛り上がっているのですが、
各請求書から「取引先名」「金額」「日時」を
自動でスキャナで読み取ってファイル名化し
タイムスタンプ等を付与する・・ということまでは
さすがに出来ず
現時点では、スキャン後に
様々なシステム会社、会計ソフト会社などが
提供するストレージやクラウドサービスが
その作業を請け負っている、という状況です。
つまり複合機はこの際、どのメーカーでも
大差ないと言えますね。
次回は、複合機メーカーとその戦略について
突っ込んで解説していく予定です。
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