月曜担当のＭｒ．Ｈです
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さて、本日ご紹介するのは・・・。
「仕事は”やめてみること”に徹せよ」というお話です。
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＜ 「こんなムダが会社をつぶす」
服部 明 著 日本能率協会 より ＞
☆☆ 仕事は”やめてみること”に徹せよ ☆☆
事務所の仕事を簡素化する場合に、
現在行なっている仕事をやめてしまったらどんなことになるだろうか、
具体的にどんなロスが起こるだろうか、というアプローチが必要である。
一つ一つの仕事が明確な目的によって取り上げられ、作り上げられていれぱ、
このようなアプローチによっても、たちどころに極めて
具体的で明確な答が返ってくるに違いない。
ところが、われわれが会社で効率化のお手伝いをしていると、
次のようなショッキングな場面によくでくわす。
すなわち 一人一人が担当している仕事の現状を分析するために面接をし、
インタビューを行なう。
各々の仕事がどんな目的で遂行されているのか、
その目的自体どんな意味があるのか、そして、
その目的通りに効果を上げているのだろうかを分析するのである。
そこでまず、インタビューの場面を再現してみよう。
「この報告書は何の目的のために作っているのですか」
「この資料は何に使うのでしょう」と質問する。
「さあ、わかりませんね。課長からこの様式で作れという指示があり、
それに従っているだけです」「さあ、そういわれても答えようがありませんね。
先任者の仕事をそのまま引き継いでいるのですから」という答が返ってくる
仕事をしている本人が、その仕事の目的を知らないわけである。
仕事の目的も知らないで仕事をしている社員。
これでは仕事に意欲がわくはずもない。
また、環境条件の変化に即応した、的確な資料が作れるはずもない。
また仕事の目的、その用途も知らさないで仕事を指示している管理者である。
そこで次に、仕事を指示している管理者に闘いてみょう。
「この資料を何に使っていますか」「どんな時に役立てているのでしょう」
「もし、この資料がなかったらどんなマイナスが発生すると考えでしようか」と。
「さあ、いろいろですね。一概にいうことはできません。
この資料があれば便利ですので・・・」
「上司から質問された時に説明しやすいので・・・」
「この資料がなかったらといわれてもねえ」と実に曖昧な返答が返ってくる。
こんな答しかできないのに、よく部下に仕事を指示できるものだとつくづく感心させられる。
こんな管理者の言葉をそのまま資料の作成に当たっている部下に伝えたら、
部下はどんな気持ちがかするだろうか。
どんなにか仕事のやりがいをぶちこわされるに違いない。
事務所の仕事には、その仕事の目的が不明確なもの、
別の言い方をすれば、その仕事をやめたら、
どんなロスが起こるのかが曖昧なものが、少なくとも半分程度は存在していると考えてよい。
極端な場合には三分の二を占めているとさえ思われる。
これは、事務所の仕事の特性といってしまえぱそれまでだが、
問題は、その仕事の性格ではなく、
このような仕事の性格のうえにあぐらをかいて仕事を考え、
指示している人の無神経さである。
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いかがだったでしょうか？
自分にも当てはまるかも！？
ただ目の前の業務や作業をするのではなく
「何の目的のため？」、「なぜ？」を考えながらすることが
効率化につながり、こなせる仕事の量と質が向上するかもしれませんね。
ではまた来週！