今日はお客様から少しご指摘をいただきました。
年会費へのお問い合わせに対してのご返信が丁寧さに欠けているというものでした。
すぐに客様サポート課で原因究明したのですが、ご挨拶の言葉や、気遣いの一文などがないままに返信しておりました。
回答自体はご質問にちゃんとお答えしているのですが、お客様のことを大切にしている気持ちが伝わらないような文章となっておりました。
本人にしてみれば決してお客様をないがしろにして、ぞんざいな気持ちで返信しているわけではないとは思いますが、受取り手にしてみればメールだけではなかなか気持ちまではわからないものです。
いつでも即時に送る事ができるメールですが、なんとなくそっけなく感じてしまうこともあるものですよね。
親しい友人同士の場合は絵文字などを使う事で、楽しいメールになりますが、ビジネスメールの場合はそういうわけにもいきませんし。
特にお詫びや、何かのご案内となると＾＾ ＾＾￥ （笑） （汗）←こういうのもアウトです。
文章だけで気持ちまでを表現しないといけないわけですが、これはなかなか難しいものです。
「ごめんなさい。」
と
「申し訳ございません。」
ではニュアンスもまったく違いますしね。
「大変申し訳ございません。m--mﾍﾟｺﾘ」
個人的にはこれが一番分かりやすいんですが、絵文字は人によっては失礼と解釈される場合もありますしね。
でもいろいろとお客様からご指摘をいただけるということは、「この会社ならちゃんと改善する」という信頼を頂いているからですし、「もっと良くなって欲しい」という応援メッセージだと思っています。
たまにへこんじゃうような厳しいご指摘もいただきますが、本当にありがたいことだと思います。
それは「強く当社のことを思ってくださっているから」だと思ってしますから。
今後はメール一つにも心を込めて返答させて頂きますm--m