おはようございます。和田です。
業務改善は、トヨタ生産方式が世界的にも有名な通り、日本は、製造業の分野では、労働生産性は非常に高いと言えます。
しかしながら、一般の事務部門やサービス部門では、労働生産性は高いとは言えず、サービス残業なる悪い習慣も蔓延しています。
仕事が多すぎて業務超過しているのか、単純に労働生産性が低いのかを見定める必要があります。
業務改善の基礎要素として考えるべき最も大切なことが、仕事全体の流れをいかにスムーズに行うかだと思います。
仕事には、単独で行う作業とチームで行う作業が存在します。
単独で行う作業は、作業者の作業能力や段取りで大きく作業効率が変動します。作業効率を向上するためには、仕事に必要なスキルを磨き、効率の良い段取りを組むことで、生産性は確実に向上します。
唯一、時間として効率化が難しいのが、考えることだと思います。
考えることは、目に見えてアウトプット（成果）が現れてこないため、100時間考えようが10分しか考えていなかろうが、アウトプットの質が成果となってしまうからです。
ただし作業面では、明確に数値化できる作業であれば、作業効率を向上させることは可能です。
上記もふまえて考えると業務改善を行う場合に最も成果が上がるのは、チームで行う作業の全体効率です。
全体効率とは、仕事を個々の効率で考えるのでなく、全体の効率で考える事です。
全体効率を改善する場合の基礎は、チームで行う作業の作業リードタイムを短縮することです。
※リードタイムとは、作業を着手してから全ての工程が完成するまでの所要期間のことです。
リードタイムを構成する要素は、次の３つに分類出来ます。
１．実際の作業にかかる時間
２．運搬にかかる時間
３．情報が停滞する時間
１つ目の実際の作業にかかる時間は、段取りから確認まで一連の作業に掛かる時間なので、単独で行う作業の業務効率を上げれば、自ずとリードタイムは短縮されます。
チームで行う作業を改善する場合には、２と３の要素に着目する必要があります。
２つ目の運搬にかかる時間とは、書類や商品を運送するのに掛かる時間です。部署間や支店間、取引業者への運送に掛かる時間です。
手持ちで書類を運ぶことも作業効率を向上させることにも低下させることにも繋がります。全体の効率を考える時に見落としがちなポイントなので、注意が必要です。
３つ目の情報が停滞する時間がチームで行う作業の効率を最も低下させてしまう要素であるケースが多いです。
例えば、確認待ちの書類であったり、確認待ちの作業であったり、現場を見なおしてみると情報が停滞する場面が非常に多く、停滞するほどに、生産性は低下してゆきます。
上記、３つの要素で、業務を見なおしてゆくことが、一般の事務部門やサービス部門での業務改善の基礎となります。