メールを高速で処理する方法

こんにちは。イナミネです。

メールに追われて仕事をしてはいけない、と書きました。

メールが来て、その内容に対応するように、何かにさせられる仕事ばかりしていると、自分から仕事を作る習慣がなくなるからです。

■■■
まず、メールを見ている時間を極力少なくしましょう。

たとえば、メールを見る時間帯を決める。

１回目、朝出社したら見る。

２回目、１１時ころに見る

３回目、昼のはじめ、１３時ころに見る。

４回目、１５時ころに見る。

５回目、１７時ころに見る。

・・・・

という具合です。

その間は、重要な仕事を優先順位をつけてこなしていきます。

メールを見たときに優先度の高い案件が入ってくれば、そのときに、優先順位を変更するというわけです。

■■■
それから、メールを処理する時間を極力少なくする。

それには、メールを開く、返信する、転送する、といった、よく使う作業のキーボードショートカットを覚えるといいですね。

メールを作成するには、コピー＆ペーストなどの一般的なショートカットも役に立ちます。

■■■
もうひとつ、メールを開く順序で処理していくのではなく、メールの処理に優先順位をつけます。

よっぽどカンタンに回答できるものを除き、メールを開いてすぐに返信してはいけません。

到着したメールを一通り開いてチェックします。

そして、重要なもの、返信が必要なものは、マークをつけておきます。

たいていのメールソフトには、メールの一件、一件に、色をつける、チェックマークをつけるなどの機能があるはずです。

一通り、チェックした後に、マークが付いているもの、さらにその重要なものから処理していきます。

重要なものは先に処理し、そうでないものは後回しにする。

または、回答に時間がかかりそうなもの、すぐにできるもの、などの優先順位もつけられますね。

■■■
このような習慣づけで、メールに仕事させられる毎日から脱出しましょう。



<関連記事>
・メールは見るな
・キーボードショートカットを覚える
・優先付けの考え方し

--------------------------------------------
読者登録歓迎しております。
いただければこちらからも登録します。お気軽にどうぞ。
◆コメント歓迎です

--------------------------------------------