仕事術：仕事の順序は、どう決める？
こんにちは、イナミネです。
会社に出社してきたら、普通、やるべきことはゴマンとありますよね。（やるべきことが無ければ、それは。。。。苦笑）
たとえば、
・当然ながら、昨日からのやりかけの仕事。
・上司や部下、同僚から回ってきた書類。付箋で指示がついています。
・不在時の電話のメモ。
・回覧書類。
・未読のメール。
・帰ってきたことを見かけて、声をかけてくる同僚、または回ってくる電話。
・会社によっては、出社時にチェックを義務付けられている社内Web
などなど。
重要だけどやりたくない仕事や、些少な事柄なんだけれども人間関係上、必要な案件など、渾然一体となって、押し寄せてきます。
これをどのような順序で処理していくかが、仕事の全体のパフォーマンスを決めます。
したがって、出社して一番先にすべきことは、
この仕事の順序づけです。
その仕事の順序付けをするために、今手持ちの案件がなにかをざっと見ることがまず必要です。
資料をさらりと見る、
文書のタイトルを見る、
メールを斜め読みして、反応するかどうか決めて、チェックマークなどをつけておく。
といったことがですね。
それらの内容をみて、だいたいの順序付けをしていきます。
私の場合は、それをA4のウラ紙を４つに切った、メモ用紙に適当に転記しています。
つぎに、持っておくべきなのは順序付けの指針です。
一番ベースになるのは、「重要」「重要でない」「急ぎ」「急ぎでない」の軸で分ける考え方です。
１）「重要」で「急ぎ」案件
２）「重要でない」で「急ぎ」案件
３）「重要」で「急ぎでない」案件
４）「重要でない」で「急ぎでない」案件
１）は当然ながらすぐにやります。
４）はやらなくても良いので、２番目には来ません。
２）の「重要でない」「急ぎ」案件は判断が難しくなり、重要ではないとこちらは思っているが、依頼者にとっては困っているような案件は、処理したほうが、後々良い影響がある場合など、ケースバイケースの判断が必要になります。
また、３）の「重要」だけれど「急ぎでない」案件とは、往々にして長期の課題解決であったり、日々のトレーニング的な位置づけの案件であったりします。
たとえば、年間を通して達成するプロジェクト案件であったり、勉強会であったり。
仕事は、１）が減り、３）が増えていくようにならなければ、圧倒的にダメです。
入社初年度ならばともかく、バタバタ仕事を繰り返しているうちは、段取りや準備が悪いとしか判断されません。
３）の仕事は資産を作っていくようなもので、ここから長期的にリターンが来るようにしていきます。
さて、この中長期の仕事の順位付けはきちんとこなす前提で、当日の仕事の順序付けはどうでしょう？
いくつかの指針がありますが、私が重視しているのは、
他の人に振る前準備仕事からやっていく。
たとえば、データ処理を部下や同僚に頼むときに、その指示をまとめる仕事。
指示内容をまとめて、人に適切に振ることで、自分は手空きになります。自分は別の案件を処理しながら同僚からの仕事の上がりを待つ。つまり、複数人で仕事を処理できる体制にすばやく入れます。
もしくは、同僚が不在になる前に、確認しておきたいことがあれば、出かける前に対話をするという案件を処理してしまいます。
同僚は、外出中もその案件を考えて、手を打ってくれるかもしれませんし、そうすると仕事がどんどん処理に分かれて動き出します。
たとえば、上司に依頼されている案件。
上司に依頼されている仕事を、急ぎ処理することで、自分は手空きになり、上司はその案件をレビュー、次の処理、または差し戻しするという次のステップに移行できます。
他人が絡む仕事を先にこなすことで、
仕事に携わる人が複数になる
処理が高速化する
相手に、処理の時間をより多く与える
というメリットが得られます。自分だけで完結するような仕事はそのあと、ゆっくりやればいいのです。
会社に出社してきたら、普通、やるべきことはゴマンとありますよね。（やるべきことが無ければ、それは。。。。苦笑）
たとえば、
・当然ながら、昨日からのやりかけの仕事。
・上司や部下、同僚から回ってきた書類。付箋で指示がついています。
・不在時の電話のメモ。
・回覧書類。
・未読のメール。
・帰ってきたことを見かけて、声をかけてくる同僚、または回ってくる電話。
・会社によっては、出社時にチェックを義務付けられている社内Web
などなど。
重要だけどやりたくない仕事や、些少な事柄なんだけれども人間関係上、必要な案件など、渾然一体となって、押し寄せてきます。
これをどのような順序で処理していくかが、仕事の全体のパフォーマンスを決めます。
したがって、出社して一番先にすべきことは、
この仕事の順序づけです。
その仕事の順序付けをするために、今手持ちの案件がなにかをざっと見ることがまず必要です。
資料をさらりと見る、
文書のタイトルを見る、
メールを斜め読みして、反応するかどうか決めて、チェックマークなどをつけておく。
といったことがですね。
それらの内容をみて、だいたいの順序付けをしていきます。
私の場合は、それをA4のウラ紙を４つに切った、メモ用紙に適当に転記しています。
つぎに、持っておくべきなのは順序付けの指針です。
一番ベースになるのは、「重要」「重要でない」「急ぎ」「急ぎでない」の軸で分ける考え方です。
１）「重要」で「急ぎ」案件
２）「重要でない」で「急ぎ」案件
３）「重要」で「急ぎでない」案件
４）「重要でない」で「急ぎでない」案件
１）は当然ながらすぐにやります。
４）はやらなくても良いので、２番目には来ません。
２）の「重要でない」「急ぎ」案件は判断が難しくなり、重要ではないとこちらは思っているが、依頼者にとっては困っているような案件は、処理したほうが、後々良い影響がある場合など、ケースバイケースの判断が必要になります。
また、３）の「重要」だけれど「急ぎでない」案件とは、往々にして長期の課題解決であったり、日々のトレーニング的な位置づけの案件であったりします。
たとえば、年間を通して達成するプロジェクト案件であったり、勉強会であったり。
仕事は、１）が減り、３）が増えていくようにならなければ、圧倒的にダメです。
入社初年度ならばともかく、バタバタ仕事を繰り返しているうちは、段取りや準備が悪いとしか判断されません。
３）の仕事は資産を作っていくようなもので、ここから長期的にリターンが来るようにしていきます。
さて、この中長期の仕事の順位付けはきちんとこなす前提で、当日の仕事の順序付けはどうでしょう？
いくつかの指針がありますが、私が重視しているのは、
他の人に振る前準備仕事からやっていく。
たとえば、データ処理を部下や同僚に頼むときに、その指示をまとめる仕事。
指示内容をまとめて、人に適切に振ることで、自分は手空きになります。自分は別の案件を処理しながら同僚からの仕事の上がりを待つ。つまり、複数人で仕事を処理できる体制にすばやく入れます。
もしくは、同僚が不在になる前に、確認しておきたいことがあれば、出かける前に対話をするという案件を処理してしまいます。
同僚は、外出中もその案件を考えて、手を打ってくれるかもしれませんし、そうすると仕事がどんどん処理に分かれて動き出します。
たとえば、上司に依頼されている案件。
上司に依頼されている仕事を、急ぎ処理することで、自分は手空きになり、上司はその案件をレビュー、次の処理、または差し戻しするという次のステップに移行できます。
他人が絡む仕事を先にこなすことで、
仕事に携わる人が複数になる
処理が高速化する
相手に、処理の時間をより多く与える
というメリットが得られます。自分だけで完結するような仕事はそのあと、ゆっくりやればいいのです。