探す時間をなくす！書類の整理術

こんにちは。イナミネです。


エコという世論（私は実は眉唾だと思っている）に押されて、ペーパーレスと言われ続けてもう久しいのですが、オフィスから紙はなかなかなくなりませんね。

なぜなら、紙がどんなIT機器よりも一番便利だからです。

あの広げてみたときの一覧性のよさ、思考をまとめるために書き込む、という特性は、今のIT機器でも撲滅できていません。

紙は、ディスプレイ上の情報と異なり、実体のあるモノなので、思考がより現実味を帯びるため、脳がこれを喜ぶのだと思います。

紙の手触り、角度を変える、ちぎる、書き込む、見る、表形式や箇条書き、散文へと好きに変更できる自由さ、捨てるときに丸める。

こういう現実感があることが、脳が好むため、紙はなくならないという感じがします。

でも、今後、PSPや、DSが生まれたころから身近に合った世代が大きくなれば、どうなるかはわかりません。

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紙の問題は、その整理です。

かさばるのは宿命なので、取捨選択をして減らすことを迫られます。

以前書いたように、整理の基本は、まず捨てることからです。

１年以上見ない雑誌や資料は、９９％ゴミです。

二度と見ることはありません。

もちろん、法的に決められた会計書類、技術やノウハウ資産とする図面、ソースコードなどは別ですね。

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問題は、そうやって選別していっても残る書類。

これを分類、整理して、必要なときに取り出せるようにしなければなりません。

私は、いろいろやってみて、野口悠紀雄　著の「超整理法」に記載のあった、A4封筒への放り込みを行っています。

ポイントは

・大雑把な項目でいいので、日付と名前を書いた古い封筒に書類を放り込む。

・封筒は書棚にいれ、新たに発生封筒はどんどん左にいれていく。こうすると古い封筒は右に移動していく。

・時々右の封筒からチェックして、不要なら捨てる。

・あらゆる書類はこの方法で、書棚にいれ、書棚になければ「無い」とわかると仕組み。

いちいち分類することよりも、時間での記憶のほうが鮮明であることを用いた整理法です。

私はこの１０年間、この方法でやっていて、探す時間をほぼ半減できました。

しかし、一番のポイントは、書類を作らない、捨てるです。

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仕事で出てきた書類は、実は自分のものではありません。

すべて会社のものであり、いずれは誰かに引き継ぐか、価値が無くなれば捨てるものです。

したがって、自分の手元に置く書類は最小限にし、共有化するのが正しい方向です。

共有するもの、引き継ぐものも、できるだけ価値のあるものに制限する。

書類も仕事も自分の物にしてはいけません。

自分のものにすべきなのはスキルと経験です。書類ではないのです。