・箇条書きの機能は、読み手や聞き手にとっての情報処理の負荷を減らすことである。忙しい人や関心がない人にでも伝わりやすい。
・日本的なコミュニケーションにおいて、ネガティブなことを伝える際には、伝わりすぎる箇条書きではなく、あえて長い文章(べたがき)の方が選択されがちである。
・普通の箇条書きは、伝えたいことを「羅列化」するだけで完成する。超箇条書きは、「羅列化」に加え、「構造化」、「物語化」、「メッセージ化」の3要素が加わることで初めて完成する。
・「構造化」とは、相手が全体像を一瞬で理解できるようにすることである。構造化のコツは、言いたいことをグループ化し、階層立てることで、全体像を作ることである。グループ化した際に、「状態・現象」と「行為」のように2種類のものを混在させてしまうと伝わりづらくなる。「状態・現象」は自動詞を使い、「行為」は他動詞を使い主語や目的語を明確にする。
・超箇条書きでは、体言止めは使用しない。体言止めは、多義的であるため、意味が曖昧になり、伝わりにくくなるからである。
・直列と並列で時間軸を整える。
・ガバニングを作る。伝えたいポイントが3つある時に、先に「ポイントは3つ」と宣言してから紹介する。また、メールの場合は特に、2点の報告と2点の伺いをさせてくださいのように最初にガバニングすることが重要である。
・「物語化」とは、相手が関心を持って最後まで読み切れるようにすることである。
・「物語化」の要件は、フックを作ることである。フックの作り方は3つある。1つ目は、イントロ部分で相手が期待していることをすぐに答えることで、相手の関心を醸成することができる。結論をイントロに持ってくるアンサーファーストは万能ではなく、相手が背景や経緯を十分に理解していないときは、まず背景や経緯から話す。2つ目は、MECE崩しで山場を作る。あえて伝える情報を絞ることで、聞く側も最後まで集中力が持つようになる。3つ目は、固有名詞で具体的にイメージさせる。
・「メッセージ化」とは、相手の心に響かせて行動を起こさせるようにすることである。メッセージ化には、3つのポイントがある。1つ目は、隠れ重言を削除する。隠れ重言とは、相手の置かれているコンテキストを踏まえると当たり前のこと、「改善する」や「見直す」、「最適化する」などの言葉は具体的にどのような部分について「見直す」のか等を記載する必要がある。2つ目は、否定で退路を断つ。「〜ではなく」と絶対的に否定せずに、「AよりもBだ」と相対的に否定する方法もある。3つ目は、形容詞や副詞は数字に変える。状態を表す数字と期限を表す数字は効果的である。