ChatGPTで営業提案書を30分で作成する方法

第１４話【AI 経営の実践ガイド】

ChatGPTで営業提案書を

30分で作成する方法

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中小企業経営者のためのAI活用実践ガイド

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いつもお読みいただき有難うございます。

組織変革コンサルタント

経営戦略コンサルタント

の渡邉ひとしです。

中小企業の経営者が深夜まで

提案書作成に追われる光景は

経営の非効率を象徴しています。

商談後に4時間も5時間も

パソコンと格闘している社長は

時間の使い方を根本から見直すべきです。

ChatGPTを使えば

営業提案書は30分で作成できます。

・設計10分

・生成15分

・仕上げ5分

という時間配分で

実用的な提案書の

骨組みを作る方法があります。

ただし

これは魔法の杖ではありません。

事前の情報整理と

適切な指示が不可欠です。

AIに丸投げして

失敗する企業が多い理由は明確です。

前提条件を整理せず

曖昧な指示を与えているからです。

AIは情報整理と

文章生成は得意ですが

顧客の真の課題把握や

自社の強みの表現は苦手です。

今回は

実際に成果を出した中小企業の事例と

陥りがちな失敗パターンを交えながら

明日から使える

具体的な手順を解説します。

＊写真はイメージです

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30分で提案書を完成させる現実的な3ステップ

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営業提案書の作成で

最も時間がかかるのは

何を書くかの整理です。

多くの経営者はAIツールを導入しても

結局時間短縮できていません。

理由は単純で事前準備なしにAIへ

長い指示を投げているからです。

まず商談内容を整理します。

・相手の業種と役職

・相手の話した悩み

・その背景

・自社の支援内容

・予算と期間

の5項目です。

メモ程度でも構いませんが

この整理に

10分以上かけないルールを設けます。

次に

「中小企業向けの

BtoB営業コンサルタントとして

5～7章の見出しだけ作成」

とChatGPTに指示します。

いきなり本文を書かせると

冗長で的外れな内容になりがちです。

見出しが決まったら

各章ごとに本文を生成させます。

一度に全文を作らせるのは

失敗の元です。

各章の生成時には

「専門用語を抑えて」

「商談でそのまま読める文章に」

などの具体的な条件を付けます。

出力された文章は必ず人間が確認し

説得力が弱い箇所は修正します。

最後の5分は

人間の仕上げ作業です。

・相手の社名

・担当者名

・金額

・スケジュールの確認

は必須です。

AIが作った平板な表現を

普段使う言葉に置き換えます。

この工程を省略すると

誰が書いても同じような

無個性な提案書になり競合に負けます。

印刷会社A社の社長は

毎回4時間かけて

提案書を作成していました。

営業3名が

バラバラの形式で資料を作り

結局

社長が手直しする悪循環でした。

ChatGPT導入後

営業が5項目を整理し

社長は構成案の確認に

10分だけ使う運用に変更しました。

本文生成はAIに任せ

最初のページと重要部分だけ

社長が修正する方法に切り替えました。

結果として

作成時間は30～40分に短縮され

空いた時間で

既存顧客への訪問回数が月5件増加し

受注率も15％向上しています。

金属加工業B社の社長は

技術説明は得意でも

文章作成が苦手でした。

白紙の画面を前に

週末を無駄にする日々が

続いていました。

現在は商談直後に

スマホの音声入力で

顧客の悩みと技術的解決策

概算見積りをメモに残します。

そのメモをChatGPTに入力し

目次と各スライドの要点を

生成させます。

自社フォーマットに貼り付け

加工実績の写真を追加するだけで

30分前後で提案書が完成します。

帰社するまでに骨組みが整うため

残業時間が月20時間削減されました。

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AIを使った提案書作成で陥る3つの落とし穴

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多くの企業が

AI導入で失敗する最大の原因は

「売上アップの提案」

のような漠然とした指示です。

5項目の前提整理なしでは

どの会社でも使える

一般論しか出てきません。

手作業の方が

まだマシな結果になります。

二つ目の問題は

機密情報の扱いです。

実名や詳細な取引条件を

そのまま入力する担当者がいます。

ChatGPTに入力したデータは

学習に使われる可能性があります。

数値は幅で表現し

社名は仮名にする

社内ルールを明文化しないと

情報漏洩のリスクが高まります。

三つ目は

生成文章の丸写しです。

AIが作った文章は

良くも悪くも平均的です。

読み手は一目で

AIが書いたと見抜き

真剣に読まなくなります。

最低でも冒頭ページと結論部分は

自分の言葉で書き直す必要があります。

AIはあくまで下書きツールであり

最終責任は人間にあります。

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今日のまとめ

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ChatGPTを活用した30分の提案書作成は

正しい手順を踏めば確実に実現できます。

・設計10分

・生成15分

・仕上げ5分

の時間配分と

5項目の情報整理が成功の鍵です。

印刷会社と

金属加工業の事例が示すように

AIに骨組みを任せ

人間が要所を修正する運用が

現実的です。

ただし

・曖昧な指示

・機密情報の不適切な扱い

・生成文の丸写し

は避けなければなりません。

まずは次の商談1件で

この手法を試してください。

失敗しても30分の投資です。

成功すれば

今後の営業活動が大きく変わります。

どこで詰まったかをメモし

自社に合わせた調整を行ってください。

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次回の予告

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＊次回は 12月9日火曜日の予定です。

＊第１５話

『AI活用で顧客分析が劇的に変わった事例』

AIのイーラーニング講座や

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＜令和２年度迄＞

中部大学人文学部心理学科非常勤講師

＜令和元年度迄＞

愛知産業大学経営学部経営学科

造形学部デザイン学科・建築学科非常勤講師

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＜著書＞

『ビジネスモデル虎の巻！』（2019年）

『我が師から受けた薫陶と若者への恩送り

（仮）』（2026年）

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