ゴール達成までのすべてのミーティングを設定する
今日は3連休の中日。重たい仕事がちょっと前に片付いてとってもゆっくりした
週末を過ごしています。
昨日はビジネススクールで一緒にだったTさんの結婚式の2次会。
ここ半年ぐらいはその仲間にどんどん彼氏・彼女が出来ていて結婚
する人も何人かいて、妻帯者の私としては仲間が増えていい感じです。
Tさん、よんでいただきありがとうございました。
幸せな家庭を築いてくださいねー。
---ここから本文です---
今日は久しぶりにミーティングネタです。
最近、多くの関係者が絡む期限が決まっている仕事を実施している人が
ミーティングの調整にとまどって期限ギリギリになっているケースを
何度か目撃しました。
そのお話と解決策です。
過去のミーティングネタはこちらを読んでください。
【こんな経験ありませんか？】
◇関連する人が多くてミーティングをセットしようとしてもなかなか日程が決
まらない
◇やっと決まった日程は今から1週間先
◇1週間先にやっと実現したミーティングの次のミーティングもやはりなかなか
決まらない
◇そうこうしている間に期限ギリギリになってしまい最後は間に合わなくなった
ありますよね？
関係者が多いから調整だけで一苦労。やっとスケジュールが合ってもそれが
1週間先。そんなのを繰り返しているうちにすぐに1ヶ月が過ぎてしまう。。
そうこうしているうちに期限だけは迫ってきて。決めるべきことを決められず。。
やはりそんな時は効率的にミーティングを設定することが必要です。
そこで、今日の効率的仕事術は、
【効率的仕事術】
一番初めにゴール達成までのすべてのミーティングを想定の１．５倍の回数設定する
です。
例えば期限が1ヶ月先だとします。
よく起こりうるのは、次のミーティングだけを設定すること。これだと参加者が
多い場合、出席者の日程調整だけで時間もかかります。偉い人が多く参加する
ミーティングでは時間がかかるだけではなくなかなか日程が合わずに1週間
以上先というのもざら。
そこで、
【ミーティング設定の方法】
・お尻（期限）から逆算してミーティングの回数を想定する
・緊急度にもよるが1週間に1度ｘ4週などを仮置きしてしまう
・初めの2週間は上記に加えてさらにもう1度x2週のチェックポイントを置く
・合計6回のミーティングをスケジュールする
などという方法があります。
もちろん、緊急度、重要度によって回数は変わりますが、1番のポイントは
【ポイント】
・参加者の時間を確保する
・多くの場合は遅れ気味になるため遅れた場合に手遅れにならないために
1.5倍の回数を確保する
・遅れた場合に手遅れにならないために1.5倍の増加分は前半に置く
・これらは一番初めのミーティングで設定する
です。
忙しい人のスケジュールを確保する、というのが一番のポイントですがもっと
重要なこととして、ミーティングを効率的に進めて不要になりそうな場合は
早めにキャンセルするということです。
早めにキャンセルされたら、確保していた時間が空くため多くの場合は怒る
どころか歓迎されます。
もう１つ重要なポイントは、設定する自分にとってミーティングが
マイルストーンになり、ミーティングに向けて計画的に準備できる
ことです。
どのタイミングまでにどの資料を作成してどの内容を合意しなくては
ならないか？それを計画的に考えることもとても重要なことです。
いかがですか？
参加者のためにも自分のためにも、一番初めにゴール達成までのすべての
ミーティングを想定してみませんか？
期限を守るためにも、想定の１．５倍の回数設定してみませんか？
------------------------------------------------------
【まとめ】
○関係者が多いミーティングはなかなか設定できずに結果的に期限が
守れない
○そんな時は、一番初めにゴール達成までのすべてのミーティングを想定の
１．５倍の回数設定する
○参加者の時間確保が一番の理由だが、自分にとっても準備するための
マイルストーンにもなる
○時間が確保されているからといって、ダラダラやるのではなく、効率よく
実施して不要なミーティングは早めにキャンセルする
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週末を過ごしています。
昨日はビジネススクールで一緒にだったTさんの結婚式の2次会。
ここ半年ぐらいはその仲間にどんどん彼氏・彼女が出来ていて結婚
する人も何人かいて、妻帯者の私としては仲間が増えていい感じです。
Tさん、よんでいただきありがとうございました。
幸せな家庭を築いてくださいねー。
---ここから本文です---
今日は久しぶりにミーティングネタです。
最近、多くの関係者が絡む期限が決まっている仕事を実施している人が
ミーティングの調整にとまどって期限ギリギリになっているケースを
何度か目撃しました。
そのお話と解決策です。
過去のミーティングネタはこちらを読んでください。
【こんな経験ありませんか？】
◇関連する人が多くてミーティングをセットしようとしてもなかなか日程が決
まらない
◇やっと決まった日程は今から1週間先
◇1週間先にやっと実現したミーティングの次のミーティングもやはりなかなか
決まらない
◇そうこうしている間に期限ギリギリになってしまい最後は間に合わなくなった
ありますよね？
関係者が多いから調整だけで一苦労。やっとスケジュールが合ってもそれが
1週間先。そんなのを繰り返しているうちにすぐに1ヶ月が過ぎてしまう。。
そうこうしているうちに期限だけは迫ってきて。決めるべきことを決められず。。
やはりそんな時は効率的にミーティングを設定することが必要です。
そこで、今日の効率的仕事術は、
【効率的仕事術】
一番初めにゴール達成までのすべてのミーティングを想定の１．５倍の回数設定する
です。
例えば期限が1ヶ月先だとします。
よく起こりうるのは、次のミーティングだけを設定すること。これだと参加者が
多い場合、出席者の日程調整だけで時間もかかります。偉い人が多く参加する
ミーティングでは時間がかかるだけではなくなかなか日程が合わずに1週間
以上先というのもざら。
そこで、
【ミーティング設定の方法】
・お尻（期限）から逆算してミーティングの回数を想定する
・緊急度にもよるが1週間に1度ｘ4週などを仮置きしてしまう
・初めの2週間は上記に加えてさらにもう1度x2週のチェックポイントを置く
・合計6回のミーティングをスケジュールする
などという方法があります。
もちろん、緊急度、重要度によって回数は変わりますが、1番のポイントは
【ポイント】
・参加者の時間を確保する
・多くの場合は遅れ気味になるため遅れた場合に手遅れにならないために
1.5倍の回数を確保する
・遅れた場合に手遅れにならないために1.5倍の増加分は前半に置く
・これらは一番初めのミーティングで設定する
です。
忙しい人のスケジュールを確保する、というのが一番のポイントですがもっと
重要なこととして、ミーティングを効率的に進めて不要になりそうな場合は
早めにキャンセルするということです。
早めにキャンセルされたら、確保していた時間が空くため多くの場合は怒る
どころか歓迎されます。
もう１つ重要なポイントは、設定する自分にとってミーティングが
マイルストーンになり、ミーティングに向けて計画的に準備できる
ことです。
どのタイミングまでにどの資料を作成してどの内容を合意しなくては
ならないか？それを計画的に考えることもとても重要なことです。
いかがですか？
参加者のためにも自分のためにも、一番初めにゴール達成までのすべての
ミーティングを想定してみませんか？
期限を守るためにも、想定の１．５倍の回数設定してみませんか？
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【まとめ】
○関係者が多いミーティングはなかなか設定できずに結果的に期限が
守れない
○そんな時は、一番初めにゴール達成までのすべてのミーティングを想定の
１．５倍の回数設定する
○参加者の時間確保が一番の理由だが、自分にとっても準備するための
マイルストーンにもなる
○時間が確保されているからといって、ダラダラやるのではなく、効率よく
実施して不要なミーティングは早めにキャンセルする
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