ミーティング準備フォーマット（ミーティング７）
こんばんは。
今年になって半分以上の日数を丸の内で働いているのですが、
なかなか昼ゆっくり時間をとることが出来てませんでした。
でも昨日は時間があったので半年目にして初めて外に食べに行きました。
「響」という東京駅から数分のところにあるオシャレなところに行きました。
丸の内という雰囲気が漂っていて丸の内で働いている自分にちょっと
うれしく思ってしまいました。（もともと田舎者です）
さて、またミーティングネタです。そろそろ違うネタに行きたいところなのですが
まだミーティングで書き足りないみたいですね（笑）
初めてお読みになる方はぜひミーティングに関する事前ネタ１～６をお読みください。
さて、今日はミーティング準備に関するツールのお話です。
【こんな経験ありませんか？】
◇ミーティング相手の準備不足でまったく無意味なミーティングだったと思った
ありますよね？
ミーティングを依頼するならちゃんと準備しろよーと叫びたくなること。
でも1度始まると、”準備して出直してきてください”と言えるようなミーティングは
少ないので（ないかな？）、予定された時間が必ず消費されてしまう。
やってられないですね。
そこでお勧めしたいのが、「ミーティング準備フォーマット」です。
実際のやり方は、
【効率的仕事術】
◇ミーティング依頼者に下記のミーティング準備フォーマットを事前に
うめてもらい返信してもらう
以上です。
ではフォーマットはこちらです。
【ミーティング準備フォーマット】
■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）
■目的（達成したいことを明確に記載してください）
■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）
■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）
【ミーティング準備フォーマット記入後サンプル】
■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）
◇意思決定
■目的（達成したいことを明確に記載してください）
◇システム構成案A、B、Cから最終決定する
■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）
◇背景の説明
◇システム全体概要の説明
◇システム構成案A、B、Cの説明（メリット、デメリット含む）
◇構成決定
■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）
◇システム構成案比較表を8/3までに送付予定
いかがでしょうか？イメージ沸きましたか？
ポイントは、
【ポイント】
・自分が事前に目を通すことで有益なミーティングが可能
（お互いの知識レベルがある程度高い位置で共通）
・自分が意見を事前に考えることが出来る
（事前準備ができてミーティングで自信を持って発言できる）
・こちら側の参加メンバーを厳選できる
（必要ない人は出ない、必要な人を呼ぶ判断が出来やすい）
・内容によってミーティング時間を実施前に長く/短く出来る
・相手側の頭を整理することを促すことが出来る
です。
もちろん、お客様・目上の人からの依頼によるミーティングである場合
難しいことも想定されます。
しかしこちら側が依頼する場合は、最低でもこの項目にしたがって
こちら側で準備して相手に事前に送付することはできますよね？
相手のことを思えばこそ、事前（Proactive）に行動してお互いにとって
効率よく実施できますよね？（Proactive vs. Reactive参照）
いかがですか？
次のミーティングには
依頼者にこのフォーマットに埋めてもらうことを依頼しませんか？
自分で埋めて相手側に事前に送付しませんか？
------------------------------------------------------
【まとめ】
○ミーティング相手の準備不足でまったく無意味なミーティングだったと思った
○ミーティング依頼者に下記のミーティング準備フォーマットを事前にうめて
もらい返信してもらう
■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）
■目的（達成したいことを明確に記載してください）
■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）
■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）
○事前に目を通すことで有益なミーティングが出来る
（お互いの知識レベルが高い）
○相手側の頭を整理することを促すことも出来る
○事前（Proactive）に行動してお互いにとって効率よくミーティングが出来る
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今年になって半分以上の日数を丸の内で働いているのですが、
なかなか昼ゆっくり時間をとることが出来てませんでした。
でも昨日は時間があったので半年目にして初めて外に食べに行きました。
「響」という東京駅から数分のところにあるオシャレなところに行きました。
丸の内という雰囲気が漂っていて丸の内で働いている自分にちょっと
うれしく思ってしまいました。（もともと田舎者です）
さて、またミーティングネタです。そろそろ違うネタに行きたいところなのですが
まだミーティングで書き足りないみたいですね（笑）
初めてお読みになる方はぜひミーティングに関する事前ネタ１～６をお読みください。
さて、今日はミーティング準備に関するツールのお話です。
【こんな経験ありませんか？】
◇ミーティング相手の準備不足でまったく無意味なミーティングだったと思った
ありますよね？
ミーティングを依頼するならちゃんと準備しろよーと叫びたくなること。
でも1度始まると、”準備して出直してきてください”と言えるようなミーティングは
少ないので（ないかな？）、予定された時間が必ず消費されてしまう。
やってられないですね。
そこでお勧めしたいのが、「ミーティング準備フォーマット」です。
実際のやり方は、
【効率的仕事術】
◇ミーティング依頼者に下記のミーティング準備フォーマットを事前に
うめてもらい返信してもらう
以上です。
ではフォーマットはこちらです。
【ミーティング準備フォーマット】
■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）
■目的（達成したいことを明確に記載してください）
■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）
■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）
【ミーティング準備フォーマット記入後サンプル】
■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）
◇意思決定
■目的（達成したいことを明確に記載してください）
◇システム構成案A、B、Cから最終決定する
■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）
◇背景の説明
◇システム全体概要の説明
◇システム構成案A、B、Cの説明（メリット、デメリット含む）
◇構成決定
■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）
◇システム構成案比較表を8/3までに送付予定
いかがでしょうか？イメージ沸きましたか？
ポイントは、
【ポイント】
・自分が事前に目を通すことで有益なミーティングが可能
（お互いの知識レベルがある程度高い位置で共通）
・自分が意見を事前に考えることが出来る
（事前準備ができてミーティングで自信を持って発言できる）
・こちら側の参加メンバーを厳選できる
（必要ない人は出ない、必要な人を呼ぶ判断が出来やすい）
・内容によってミーティング時間を実施前に長く/短く出来る
・相手側の頭を整理することを促すことが出来る
です。
もちろん、お客様・目上の人からの依頼によるミーティングである場合
難しいことも想定されます。
しかしこちら側が依頼する場合は、最低でもこの項目にしたがって
こちら側で準備して相手に事前に送付することはできますよね？
相手のことを思えばこそ、事前（Proactive）に行動してお互いにとって
効率よく実施できますよね？（Proactive vs. Reactive参照）
いかがですか？
次のミーティングには
依頼者にこのフォーマットに埋めてもらうことを依頼しませんか？
自分で埋めて相手側に事前に送付しませんか？
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【まとめ】
○ミーティング相手の準備不足でまったく無意味なミーティングだったと思った
○ミーティング依頼者に下記のミーティング準備フォーマットを事前にうめて
もらい返信してもらう
■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）
■目的（達成したいことを明確に記載してください）
■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）
■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）
○事前に目を通すことで有益なミーティングが出来る
（お互いの知識レベルが高い）
○相手側の頭を整理することを促すことも出来る
○事前（Proactive）に行動してお互いにとって効率よくミーティングが出来る
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