【発信】プレスリリースのタイミング

プレスリリース(報道用発表資料)の「情報提供タイミング」について。

■締切日に照準を合わせる(1/2)
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リリース原稿は出来上がった、さあこれから配信だ。媒体は日刊紙、週刊誌、月刊 誌、テレビ、Ｗｅｂ媒体といっぱいあって、媒体ごとにどういうタイミングで配信したらいいのか迷ってしまう。

リリース配信の専門会社を使用するか、自前でやるか、それは予算との関係で適宜設定すればよい。大事なことは媒体によって配信のタイミングが違うということだ。媒体によって取材原稿の出稿日、締切日が違うから、ここに照準をあわせて配信すべきというのが一般的な対処法です。

媒体は違ってもリース配信する前提として大原則がある。それは「未発表の情報」であるということ。すでに他社に情報提供したり、類似の話題が記事化されていればリリースの価値はなくなります。

テーマがイベント告知などの場合、開催日より１週間前にリリース配信したいという会社の方針は尊重するとして、月刊誌に配信しても１００％記事になることはないのでやめたほうがいい。

なぜなら１週間前というタイミングで月刊誌に情報提供しても記事掲載されるのは早くても２ヶ月後。そのときにはイベントは終わっているので「無意味な情報」になってしまう。このように媒体特性、とりわけ発行頻度を考えて配信すべきです。

これから申し上げるのはあくまで一般的なケースですが、リリース内容を仮に「新製品」「新サービス」としましょう。配信は日刊紙を先にやるのが原則。 この場合、遅くとも発売日の２週間前（１週間前でも悪くはありませんが、これぐらい余裕のある日程を与えるのがベター）に発表するという前提で、リリース配信するのが順当でしょう。

ビッグニュースに相当するリリースの場合は、前日に送られてきても多くの日刊紙は翌日報道に間に合いますが、日刊紙(産業紙を含む)といえども、各紙面ごとの締切日があるので４－５日程度の猶予は設定してあげないとギリギリで情報提供するのはよくありません。載るものも載らなくなってしまいます。

「新製品」「新サービス」の具体的な配信スケジュールは次の通り。

◎発売日(サービス開始日)-------２０１５年３月１６日
◎リリース配信日---------------２０１５年３月　２日

５月１６日に発売する商品情報を２週間前の５月２日に発表、配信するという段取り。これでいいわけです。もちろん早くても構いませんが、せいぜい１ヶ月前ぐらいが妥当と思われます。このスケジュールに沿ってリリース原稿のチェックや写真撮影、記者クラブの発表など諸作業をこなしていきます。

■媒体名の呼び名は間違えないで(2/2)

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それでは具体的に媒体ごとの配信タイミングを書いておきます。

[日刊紙]

発表するなら、一般紙、産業紙、業界紙の順。同時でも構いませんが、間違っても業界紙に先に情報提供してはなりません。このことがあとて発覚すると一般紙からは嫌われ、今後「情報提供拒否」という事態に発展していきます。社会的影響力としてのプライドがそうさせるのだと思います。

タイミングは上述したとおり、サービス開始日の２週間前。時間はというと１０時１２時までの午前中か、１９－２１時の夜、それぞれ２時間の時間帯がベストです。これは記者のライフスタイルからきたもの。

午前１０時頃に出勤してアポをとって取材に出かけ、夕方１６時から１７時頃に帰社、すぐに原稿を書き始めます。１９時－２０時までの２－３時間が原稿の執筆時間。

だからリリースを提供するベストな時間帯は出勤前の１０－１２時の午前中か出稿後の１９－２１時の２時間ということになります。もちろん記者に直接電話して在社されておればこの限りではありませんが・・・。

[週刊誌]

発売日によって締切日が違ってきますが、週刊ポストや週刊現代等の総合週刊誌系は土日をはさんで前週の水曜日が原則だ。もちろん突発的なニュースものは最終締切日の土曜日になるが、目玉になる大事な誌面は残しておいて、そのほかの急ぎでない決まり枠ものの誌面からどんどん印刷していきます。　　　

[月刊誌]

発売日の３ヶ月前に企画会議を開催して何を特集するかを決定。発売日の２ヶ月前に取材原稿や依頼原稿を出稿、人の少ない媒体では記者自身が校正を担当して校了する。新製品や読者プレゼント、イベント告知ものの決まり枠ものの誌面はこの発売日の２ヶ月前の段階で情報提供しなければ記事掲載に間に合わない。

大型記事の特集もので取り上げてもらいたいなら発売日の３－４ヶ月前ということになる。だいたい１シーズン前になりますね。来年１月発売の新年号は１０月になると校了の時期。１１月に入ったら２月発売の３月号を編集というスケジュールになります。

編集部に電話問い合わせする際に、媒体名の呼び方を間違えるとまずいです。女性誌などに多いですね。 事前に、「雑誌・週刊誌読み方辞典」 というサイトもあるようですから媒体名の呼び名ぐらい確認してから問い合わせして欲しいです。
　
[テレビ]

テレビはご存知のようにリアルタイムでの速報メディアですが、中継ものはコストがかかりますので、ほとんどはＶＴＲ形式になっています。そのため、情報提供のタイミングは２０日前がリミットです。実際は取材して編集、オンエアというスケジュールになるわけですから、その時間を考えてあげなければなりません。

報道番組の制作側でも決まり枠ものコーナーは常に２－３週先のものをストックしています。何かがボツになってもいつでも差し替えられてオンエアできるように編集済みテープを在庫として持っております。　　　　　　　　　　　

基本的にストレートニュースをそのまま放映することはめったにありません。
見やすくわかりやすくするために「演出」という加工が入っています。　　　

テレビ番組には雑誌の特集と同じように、決まり枠ものコーナーというものがあります。こういうコーナーはいつでも情報提供を待っているので積極的にリリース配信いたしましょう。

ただし、番組の特性、コーナーの趣旨をよく研究してからでないとだめだ。最近はテレビ局のＷｅｂを見ると、コーナーの趣旨ともちろん、オンエアの映像履歴が保存されている場合もあるのでリリース配信する前によく研究すべき。

[インータネット]

Ｗｅｂ媒体や日刊メルマガなどのインターネット系の媒体へのリリース配信は発表日の１５時までにメール配信するのがポイント。媒体では寄せられたリリースを確認・取材して原稿を起こし、早いものはその日の１８時に配信します。