データの管理について（特にDTPソフトを使用されている皆様へ）

こんにちは。ハチです。
いよいよ六月。早いものです。そろそろ梅雨入りのシーズンですね。
私個人的に、ものすごく梅雨の時期が苦手です。湿気とか、生暖かい気温とかも不快指数が上がって苦手なのですが、何より苦手なのは…ゲコゲコ鳴くあの生き物です。
ものっすごく苦手で、どこからともなく現れるあの生き物の存在にビクビクしながら生きています(・・；)


さて。
いつもブログで何をお話していいか考えていく中で、「次は何を書こう…」とやはり悩んでしまいます。
しかも、若干なり知識があると、難しい方へ難しい方へと意識が向いてしまいますが、ハタと気づきました。
私どもでのデータの管理について、お話しておきたいことがあったことを。

ですので、今回は「データ・編集」でテーマを打ってはいますが、
「渡したデータってどうなってるの??」ということについてお話いたします。

私どもでは、入稿いただきましたデータは、商品到着後、1週間程度しか残していません。
まず、なぜ1週間か。
基本的に、お客様のデータをそのまま印刷するのですが、やはり中には「思ったようになっていない」ということもあります。その際、お問い合わせいただいた内容を確認するため、一時保管をいたします。
その問い合わせ可能期間が1週間なのです。

その後は、データに関しましては、一週間後、確実にチェック・削除をいたしております。

ですが、中には「同じデータを使うから、保管しておいて」とおっしゃる方もいらっしゃいます。
その方のデータは、別の保管場所に移し、ご注文が有るごとに「保管データを使って」とおっしゃっていただければそのデータを用います。
ただ、修正があり、その保管データを入れ替えないといけない場合も、別途ご連絡をいただかなければなりません。
保管すべきデータは、私どもではどれがベストかわかりませんので…。

ただ、これも商品到着後一週間以内にご連絡をいただませんと、すでにデータは消去され…ということになりかねません。

そんな風にデータ管理は行っています。

時々、「以前同じリーフレット印刷をしたんだけど、データは残っていますか」と聞かれることがありますが、特に納品時にご連絡をいただいておりませんでしたお客様に関しましては、誠に申し訳ございませんが、「残っていない」という回答しかご用意できませんので、今一度ご入稿いただけますようにお願いいたします。

また、データを保管しているのは、あくまでもサービスですので、印刷代金に全くの影響はない代わりに、印刷料金が減ったりすることもございません。
あしからずご了承くださいませ。

…また文章ばかりでわかりづらいですね…。

データの管理や保管についても、不明な点がございます場合は、どしどしご連絡くださいませ。
ちなみに、データ管理は私のお仕事です。（笑）