チェックリストが誤解をなくす

記者発表会をはじめとするイベントの準備を行う上で、最初の段階でいかに細かいところまで考慮に入れたチェックリストを作ることが非常に大事です。チェックリストに書く内容は、誰がどんな資料をいつまでに準備するのか、必要な備品は誰が手配するのか、発表会はどのようなスケジュールか、誰が宿泊や出迎えの手配を行うかなどです。

このチェックリストは、クライアントからスケジュールどおりに資料の準備をしてもらったり、お互いの役割分担を明確にし、誤解をなくすために必要です。また、このチェックリストを作ることで自分がやらなくてはいけないことが整理され、心に余裕ができます。

発表会は資料の準備がスケジュールどおりにいかないことが多く、直前になってバタバタするため、ついうっかりミスでやらなくてはいけないことを忘れてしまったりしてしまうものです。その時に、チェックリストが最初の段階で完璧なものができていれば、常に、現在の状況をチェックし、うっかりミスをなくすことができます。

クライアント側も常にやらなくてはいけないことを、このチェックリストを確認しながら準備できるため、ぎりぎりにやる活動がへり、スムーズに発表会当日を迎えることができます。