ブリーフィング資料の重要性

報道関係者の方々に記事を書いて頂くために、記者発表会や個別のインタビューなどを行います。忙しい時間をやりくりして記者に来て頂くからには、開催者側は万全の準備を整えて、記者が関心をもってくれる情報を発表会で提供しなければなりません。

自分が広報を担当しているお客様は外資系企業が多いため、スポークスパーソンが海外の本社から来て英語で発表するケースが多いです。つまり、日本の記者がどのような話題に関心をもっているか、あまり知らない人が海外から来て発表するわけですから、事前に日本でどのようなことが話題になっているか、どういった内容に関心をもっているかブリーフィングをすることが重要です。そこで大事になるのが、ブリーフィング資料の作成です。通常、発表会の一週間ぐらい前にスポークスパーソンに提出します。ブリーフィング資料は、以下のような内容で構成されています。

-表紙

-目次

-市場動向：　ターゲット市場の中でどのようなことが話題もしくは課題になっているか、競合状況など

-コミュニケーションの背景：　お客様がこれまでメディアでどのような取り上げられているか。それをふまえてメディアがどのような内容に関心をもっているか

-目的・戦略

-キーメッセージ

-アジェンダ：　日時、会場、スケジュールなど

-参加予定メディアリスト

-メディアプロファイル：どのような特徴を持ったメディアか。発表会に来る記者がどの程度知っているかなど

-想定質問：記者からどのような質問がありそうか想定する。

-注意事項：発表会を行う上で注意しなくてはいけないことを確認

-連絡先

-参考資料

だいたいページ数にして１０ページ～１５ページぐらいになりますが、このブリーフィング資料があるのとないのとでは、大きな差が生まれると思います。こうした事前の準備なしで、直前でブリーフィングをしたとしても、記者が求める情報を提供するのは難しいです。時間のかかる作業ですが、事前の準備で勝負が決まると思います。これまで、ブリーフィング資料のおかげで日本で何を伝えればいいのか良く分かったというお褒めの言葉も何度か頂きました。