今度、新しく立ち上がった某サークルにて会場取り係をすることになり、実際に始めてみて、改めて練習会場確保の難しさを実感しております。
まず考えるのは、やはり料金の安さから公共施設。公民館とか、市民会館とか。
わが市では、公共施設は共通のオンライン予約システムがあり、空き状況はインターネットで見ることができます。
場所取りは月一回なのですが、日にちと時間が決まっているため、その日が空いていないとどうにもなりません。
最初は無料の公民館から探してみたのですが、駅から遠いにもかかわらず、無料の魅力なのか、ほぼ全滅状態(^^ゞ。もちろん、まだ受付をしていない期間であれば抽選に参加することは可能ですが、新参者が入り込むのは大変な様子です。
次に考えたのは、いつもPTAコーラスで使っている会場。一般的な公共施設の中では、かなり駅に近い場所です。一応、空きを調べてみると、希望日は今のところ空きがあります。そこは基本的に青少年団体が優先（かつ無料/一般団体は有料）なのですが、そうでない一般の団体も結構入っているため、とりあえず団体登録をするところから始めました。
ところが、この施設、料金だけでなく申込期間も青少年団体優先で、一般団体は青少年団体よりも一カ月遅くからしか予約ができません。希望している日は、現在青少年団体のみ予約受付中で、一般団体は今月末の抽選から応募できるようでした。この分だと望み薄? 一か月前で取れなかったりしたら、本当に困ってしまいますよね。
とりあえず、そこはまだ予約すらできないので、今度はハローワーク系の建物を物色。ここも駅近。でもネットで見る限り空き状況はほぼ全滅。ここも公共施設ではありますが、公設民営で管理者が違うために申込方法が違い、オンラインでは出来ないようです。希望日の三か月前、朝一番で抽選があるそうなので、毎月その日に抽選に参戦すると良いかもしれません。一応、ここも団体登録はしてきました。抽選はまだ先なので、しばらくは動けません。
そんな中、もうひとつ候補に入っていた市民文化会館の練習室。ここの魅力は何と言っても1年先まで予約できること。
直近の希望日は空いていないのですが、先を見れば2カ月に一度くらいはまだ空いています。というわけで、先生とも相談して、取れる限りは取ることにしました。ここは、同じオンライン予約システムなのに、↑の青少年施設とは登録が共通でないため、また別に登録。なんとか取れる月は予約を取ってしまいました。ただし、いくら先の予約でも、キャンセルすると半年前だろうがキャンセル料が半額かかってしまうのがネックです。あと、ピアノ使用料が部屋代と別のため、他の小さい施設と比べるとかなり割高です。でも予算内なのと、しっかりした防音の部屋なのと、広いのとで、ここを最優先に確保することは決めました。
あとは民間施設ですが…。場所はそこそこあるのですが、どこもかしこも、公共施設と比べると価格が全然違います。いや、比べちゃいけないのかもしれませんが(^^ゞ。
直近の希望日がまだ確保できていないため、最悪は民間施設かなぁ。でも相当予算オーバーになってしまいますね。
いやいや、月一回でもこんな状況なのに、毎週毎週の練習場所を確保している合唱団の会場係の皆さん、本当にお疲れ様でございます。