【PTA役員必見】「最新版どこ？」が消える！資料づくりをGoogleにしたら一気にラクになった話
参考にした記事はPTAはエクセルを使うな？！事務ツールは「Google一択」
「PTAの役員になったけど、パソコン操作が苦手で不安…」
「WordやExcelでファイルを作ったけど、みんなと上手く共有できない…」
PTAの仕事を始めると、まずぶつかるのが「書類やデータの管理」ですよね。
LINEやメールで「案内文.docx」みたいなファイルをやりとりして、どれが本当の最新版か分からなくなったり、スマホで開けなくて困ったりした経験はありませんか？
実は、そんなお悩みを一発で解決する方法があります。
それは、PTAのツールをすべて「Google（グーグル）」にまとめることです！
今回は、なぜGoogleを使うとPTAの作業が劇的にラクになるのか、初心者向けにわかりやすく解説します。
■ なぜ「ExcelやWord」のやりとりは失敗しやすいの？
会社では当たり前に使われているExcelやWordですが、PTAでそのまま使おうとするとトラブルが多発します。
・パソコンやソフトを持っていない人がいる
ExcelやWordは有料のソフトです。ご家庭によってはパソコンがなかったり、あってもそのソフトが入っていない（買っていない）ことがよくあります。「スマホしか持っていない」という役員さんも珍しくありません。
・「どれが最新かわからない」地獄になる
メールやLINEにファイルを添付して送っていると、「修正版1」「修正版2」「最終版」「本当に最終版」のようにファイルがいくつも増えてしまいます。どれが本当の最新版か分からなくなって、古いバージョンのまま印刷・配信してしまう…という悲しいミスがよく起こります。
・パソコンの種類（WindowsとMac）で動かないことがある
「便利な集計ボタン（マクロ）」を作っても、使う人のパソコンによってエラーが出たり、開くときに怖い警告画面が出てフリーズしてしまうことがあります。
■ Googleを使うと、なにが凄いの？
GoogleドライブやGoogleスプレッドシート（無料の表計算ソフト）を使うと、これらの悩みが一気に解消されます。
① 完全無料で、スマホからでも使える！
特別なソフトを買う必要はありません。パソコンはもちろん、スマホやタブレットのアプリ・画面から誰でも無料で使えます。
② 「1つのファイルを全員で見る」から迷わない！
Googleは、インターネット上にある1つのファイルを全員で同時に見たり編集したりします。
渡すのはファイルそのものではなく「ホームページのリンク（URL）」だけ。リンクを開けば必ず「最新の状態」が表示されるので、どれが最新か迷うことが絶対にありません。
③ パソコンの種類を気にしなくてOK！
全ての作業がインターネットの画面上で動くため、「Windowsだから」「Macだから」「スマホだから」といった違いで動かなくなる心配がありません。
■ すぐできる！失敗しないための2つのテクニック
GoogleをPTAで使い始めるときは、難しい設定をせず「とにかくシンプルにする」のがコツです。
共有は「リンクを知っている人全員」でOK！
1人ひとりのメールアドレスを聞いて登録しようとすると、「ログインできない」「メールが届かない」といったトラブルになりがちです。思い切って「リンクを知っている人は誰でも見られる・編集できる」設定にして、URLをLINEなどで共有するのが一番かんたんです。
「PTA本部のアカウント」を1つ作って管理する！
個人個人のアカウントで書類を作ると、その人が卒団・卒業したときにデータが開けなくなってしまうことがあります。「PTA本部用のGoogleアカウント」を1つ作り、すべての書類はそのアカウントの中で作成・保存するようにしましょう。
■ まとめ
PTAは、色々な環境やスキルを持った保護者が集まって協力する場所です。
無料ですぐに始められるGoogleを活用して、面倒な書類管理のストレスをなくしてみませんか？