引き継ぎ資料を作った。説明もした。
後任も「大丈夫です」と言った。
なのに数日後、
「この場合はどうすればいいですか？」
支店長を10年以上やって、これを何回やったか分かりません笑
なので2026年9月から、自分の会社の実際の仕事を使って、業務引き継ぎを本気で試してきました。
確認できてる実案件は、今のところ9件です✌(╹◡╹)✌
今日はそれを全部振り返ります。
うまくいった話より、止まった所と直した所ばっかりです(^^;
きっかけは、かなり不純です笑
有料noteを作りたいのに、売るものが何も思い浮かばなかったんです。
で、昔自分のために作った25ページの「引継ぎ用のガイドライン」をAIに査定させたら、4,980〜14,800円という数字が出ました。
「……え、こんなんに値段付くん？」
本気で掘り直したら59ページになりました笑
ただ、AIが値段を付けただけで、誰かが払ったわけじゃない。
確かめるには、実際の仕事で試すしかなかったんですよね。
書いてあるのに、後任は見落とした
1件目は毎月発生する社内業務。
既存のマニュアルを4つまとめたんですが、それだけじゃ引き継ぎ資料にならなかった。
資料AにはAの手順、資料BにはBの手順がある。
でも、Aが終わってからBに行くまでどうしてるかが書いてない。
経験者が頭の中で仕事をつないでたんです。
ちなみに作業は約3時間。
別に、AIの事故で約4時間溶けました笑
で、できたマニュアルで後任に実際の業務をやってもらったら、止まりました。
しかもその確認項目、ちゃんと書いてあった。
その時の僕の記録がこれです。
「やっぱりちゃんと読まないやつは止まる。。笑」
いや、書いてあるやん、と。
でも、それで終わったら後任テストの意味がないんですよね。
書いてあることと、見つけられることと、実行できることは別でした。
なので情報は増やさず、置き場所を変えました。
マニュアルがない方が軽かった
2件目はまとまったマニュアルがない業務。
こっちが大変だと思ってたら逆で、完成版は15ページ・8章でした。
途中、ある通知をAIが「オンラインサービス上の通知」と解釈しまして。
「だからチャイムが鳴るんだって物理的に」
本当に、事務所にある物理チャイムです笑
重さを決めるのは資料の量じゃなくて、判断や例外がどれだけ人に残ってるか。
今の2件ではそう見えた、までですが。
AIは質問せずにWordを作った
作り方をAIのSkillにしたら、1週間で7本作れました。
ただSkillに「足りないことを質問する」と書いてあるのに、AIは質問せずにWordを作ったんです。
初稿12ページ、約22分、制作前の確認0回。
「なんで質問しないの？」
原文の「この時期なら5月までお願いする」を、「最低でも5月まで」というルールに広げることもありました。
知ってることの意味を勝手に広げるの、普通に怖いです(・_・;)
なので大事なことは、書くだけじゃなくて、そこを通らないと次へ進めない形にしました。
新人に渡したら、約1時間で15ページ
これ、僕だからできてるだけじゃない？ と引っ掛かって、入社3か月ほどの新人にSkillを渡しました。
指示は「これ使ってマニュアル作って」だけ。
約1時間、僕の介入0回で、15ページのマニュアルができてました(ﾟ∀ﾟ)
ちょっと自慢させてください笑
とはいえ、まだ1件です。
「自分で考えて」の前に、型を渡す
声が小さくて、自信のないスタッフがいました。
「もっと自信持って話して」と言っても、自信ないのに困りますよね笑
なのでマニュアルを作り込んで、最初は見ながら話してもらう。
そのうち相手を見ながら、自分の言葉で話せるようになりました。
新米管理職の頃の僕に言いたいのは、最初から最後を求めないことです。
そろっても終わらない
マニュアルがそろっても、前後のつながりが見えないと、お客様に少し突っ込まれただけで答えられない。
33ページの冊子は36ページになって、個別マニュアル17本と照合したら、マニュアルが1本もない業務が16件、抜けの候補が8件出ました。
終わらないですね笑
現場での確認は、まだ0件です。
まだ証明できてないこと
正直に書いておきます。
・外の会社や別の業種でも再現するか
・僕以外の人が同じ品質で回せるか
・新人が約1時間で15ページ、が別の人・別の業務でも再現するか
・長く運用しても、マニュアルと現場がズレないか
・お金を払って使う人がいるか
ここはまだ全部これからです(｡•︿•｡)
1件ずつの記録へのリンクは、noteにまとめてます。
