電話
デスクワークをやっていると電話対応も多い。
電話対応の心得。
１）電話が鳴ったらすぐ出る。
２）自分の会社名（＋部署名）ははっきりと
例：「はい、株式会社○○（＋△△部）でございます。」
３）相手の会社名、氏名をメモ
よく知っている会社の場合「いつもお世話になっております。」
知らない会社の場合「お世話になります。」
自分の会社の人の場合「お疲れ様です。」
４）取り次ぐ人を確認して、保留ボタンおす
５－１）取り次ぐ人がいた場合
「◎◎さん、□□の～～様からお電話が入っています。」
→取り次ぎ修了
５－２）取り次ぐ人が席をはずしている場合
「申し訳ございません、ただいま◎◎は席をはずして（外出、打ち合わせ、他の電話に出ている）おるようなんですけれども。
お伝言等ございますでしょうか。」
６）伝言、折り返し電話をする場合
伝言の内容、折り返し電話をする場合は相手の電話番号をメモ。
◎◎さんの机の上にメモをおいておく。
例
◎◎さん
７／２９ １３：２５ □□の～～様からお電話がありました。
折り返しお電話くださいとのことです。
番号は０３－●●●●－××××
○○（自分の名前）
３）で名前も名乗らずいきなり
「社長（会長）いる？」ときたら、まずセールス。
冷静に「失礼ですが、どちらさまでしょうか」
「どういったご用件でしょうか」と確認。
社長がいる場合でもすぐにつながず、社長に確認。
「□□の～～様からお電話ですが、いかがいたしましょうか」
「はい、出ます」
→取次ぎ完了
「知らないなぁ、それたぶん営業じゃないかな」
→「ただいま社長は外出しておるようなんですけれども。」
上場企業であれば、個人株主から電話が来ることもあるので、電話営業と間違えて対応しないように気をつける。
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