先日の町会理事会を受けて、いつまでに、何をすればいいか、私は整理しました。
決まっていることは、
・２月末の町会役員会を開催して、そこで町会長など三役を決める。
・その前に町会支部は、来年度の理事を選出して、町会役員会に提出する。
・３月頭の理事会で、町会長など三役を承認してもらう。
・４月の総会で、町会長など三役を発表する。
です。
なので、私は↓こんな表を作成して、副会長と打合せをしました。
| 町会支部 | 町会本部 | |
|---|---|---|
| ２月 | 2/xx 役員会（理事選任） | 2/末 役員会（三役選任） |
| ３月 | 3/下 役員会（会計監査、総会準備） | 3/上 理事会（三役承認） |
| ４月 | 4/中 総会（会計報告、三役発表） | 4/1 会計監査,役員会 4/末 総会（会計報告、三役発表） |
町会理事会で司会をしていた副会長は、支部の代表もやっています。
町会長はアルツハイマー型認知症で頼りにできないので、すべて副会長がやっていました。
副会長は町会本部のことだけでなく、町会支部のことも考えていました。
二つのことを同時にするのは、高齢の副会長には難しくなってきています。
町会本部は本部で、役員会、理事会、総会があり、
町会支部は支部で、役員会、総会があります。
どちらも４月に総会を開催して、事業報告、決算報告などをしています。
でもこの表で、スッキリしたはずです。いつまでにすればよいか、わかったはずです。
わからなくなったら、またこの表を見れば良いのです。
副会長は、すべて自分で抱え込んでいたので、限界が来ていました。
でもすべてを抱え込む必要はなく、他の人に頼めるところは頼めば良かったのです。
※介護も同じです。家族がすべて抱え込む必要はなく、プロに任せることができるところは任せて、その間、家族は息抜きをするべきです。そうしないと共倒れになってしまったり、介護殺人に発展する可能性があります。
例えば、町会理事会の議事は、副会長が考えていました。
本来は副会長ではなく、町会長が考えてもいいはずです。
これは、本来、町会長に届く郵便物は、副会長のところに届いていたからです。
例えば、１２月頃に「来年度の青少年指導員を町会から推薦してください」という封筒が、副会長のところに届いていました。
１２月の町会餅つき大会のときに、町会長と副会長から「また頼むよ」と言われて、私は承諾しています。
先日の理事会で、来年度の青少年指導員は、私を含め、全員再任してもらうことが発表されました。
また、区役所から届く、各家庭に配布する「市政だより」などは、いったん町会庶務である副会長のところに届くので、副会長が部数を数えて、各町会支部に渡していました。
これは、区役所にお願いして、各町会支部に直接配達してもらうようにすれば良いのです。
来年度から私は、より多くの町会の仕事を引き継ぎますが、私はまだ現役で働いていることを理由に、上記の様に色々手抜き効率化をしようと思っています。
できることはやるけど、大変なことは効率化していかないと、もし次の人に引き継ぐとき説明が大変だし、町会の仕事は大変だという印象があると、次やってくれる人も見つかりません。
地域包括ケアシステムの構築を目指している国の方針で、これからどんどん町会の仕事は増えてくるはずです。
本当に必要なことだけに絞るのも、来年度からの私の仕事だと思います。