私は、12/8(日)午後から、助成金報告書の説明会に参加しました。
わたしが所属している市民後見団体では、かわさき市民活動センターから助成金をいただいて活動しています。
いただいた助成金を正しく使っているかどうか証明するために、４月には報告書を提出しなければいけません。
この報告には、決算報告も含まれており、それを証明するために、領収書の原本も提示しなければいけません。
今回の説明会では、「こんなことをしちゃいけませんよ」という悪い例として、再びうちの会の決算報告が、プロジェクターおよび配布資料で、紹介されました。
※もちろんうちの会の名前は出ていませんが、見る人が見ればうちだとわかる内容です。
紹介されるのは、助成金交付が決まった団体への説明会に続いて今年２回目ですが、
昨年も紹介されており、毎年の恒例行事？になっています。
センターの担当者が、「この団体の決算は合計だけ見れば、誤差が少ない良い会計報告に見えますが、プリンタを修理した上に新しいプリンタを購入したり、予算になかったパソコンのメモリを購入しています。」と説明したところで、参加者の皆さんから笑いが起こりました。
もちろん、私には笑う余裕なんてありません。私は、ため息をつきました。
担当者は、「笑っている皆さんは、こんなことはしないと思いますが、締め切りギリギリになってこれを提出されたら、救い様がありません。こうなるとわかった段階で、事前に相談してください」と説明されていました。
今回説明はありませんでしたが、外部講師謝礼金が予算４万円から決算６万円に増えた理由として、「講師手土産」と記載されています。これも、絶対書いてはいけません。
この会計報告をしたのは、行政書士の資格を持つ人です。
会計報告する前に、私たち会員には相談はなく、センターの担当者にも相談していませんでした。
「資格を持っている人なら常に正しいことをすると思っていましたが、そうではない人もいる」とわかり、いい教訓になりました。
こんなこともあり、うちの団体では今年から、会計が新しい担当者に交代しました。
さらに監事２名が毎月会計をチェックしています。
説明を聞きながら、私は、「うちの団体は二度と不正はしない」と、改めて心の中で誓いました。