みなさんは、ワードで差し込み印刷をしたことがありますでしょうか？
この機能は、ハガキの宛名やお手紙のあて先のように、１枚ずつ違うデータを文章中に差し込んだり、宛名ラベルを作るのに、とっっっても役に立つんですよ
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今日は、差し込みデータの「データファイル」についてのちょっとした注意事項についてお話します。
2007の住所録は使えない?!
１つ目は、ハガキ宛名印刷のウィザードを立ち上げ、住所録ファイルを指定する段になったときに、Word2007やExcel2007で作った「.docx」や「.xlsx」の住所録ファイルは初めは表示されません。
「それじゃ、使えないの?!苦労してせっかく作ったのに
」と嘆くなかれ。
[ファイルの種類]を、[すべての住所録ファイル]から、[すべてのファイル(*.*)] に替えましょう。
そうすればほら！「.docx」も「.xlsx」も表示されますよ！
差し込むデータファイルはExcel？Word？
２つ目に、住所録に使うデータファイルはワードでもエクセルでもいいのですが、注意することが何点かあります。
データベースの基本として、
●項目名の表の上には他の文字を書かないこと。
●1行目に項目名を付け、なるべく書式を変えること（セルを塗るとか）
●1行1データとすること。
そして、ここがワードの謎というか、仕様なのでしょうが、データにフィルタをかける時の画面が元データがワードの時とエクセルの時とで違うのです
データがワードの時↓（なぜかタイトルが「クエリオプション」）
データがエクセルの時↓（タイトルは「フィルタと並び替え」）
このように、エクセルの方が、フィルタの種類が豊富なので、例えば「住所が東京都を含む」みたいな条件で絞込みが出来るのです
例えば、「喪中の人」という項目を作って、そこに「○」でも入力しておけば、「喪中の人」というフィールドが、「空白である」という条件でデータを絞り込んで、年賀状が作れるというわけです。
ね、便利でしょ
