会社の仕事では、メールの処理に追われている日々。
出勤するとすでに数件のやりとりメールがあって、ちょっとうんざり。
これらのメールは自分宛のもあれば参考用、はたまた、どこに関係するのかな？というものもあったり
この判断だけでも時間がとられることもしばしば。
で、ちょっと考えました。
自分宛のものはフォルダで分類、対応する直近のリミットの日付と大まかな内容がわかるフォルダ名をつけて
（例えば110604_xxxxx)で、とりあえず保管。
その他仕事には関係あるけれど、静観していればよいものは「★6月業務」とうフォルダに入れておく。
その後会議場所など連絡事項だけで自分が出席しないものは削除。連絡もので１ヶ月くらいしたら
もう関係ないかもっというのものは、メールサーバー上にフォルダを分けて一時保管のフォルダを・・・・
（わが会社はサーバー上に１ヶ月前のメールは未読、既読関係なくサーバーから削除されてしまうので）
自分が処理する案件で、作業をして他の人へボールを投げたものに対してはメール上に目安の期限を
切っておいて、その日付にフォルダ名を変更しておく。（締切日とボールを渡した相手をフォルダ名にいれておく）
そしてその期限の日にフォルダをあけるてこの
メールの返事がないなと思うものに対して相手にフォローするなどができる。
案件が完了したものは、そのままフォルダー毎「★６月業務」フォルダへ・・・
帰宅前のメールのフォルダに、その日の日付が無いようにする。
まだ今日のフォルダがあったら、何が原因で残っているかを確認し、
自分の業務をするか？だれかにボールを投げておく必要ありっていうこと。
そして・・常に受信ボックスと送信ボックスは空の状態にしておく。
こうすると、メールが処理していないものだけが送受信ボックスにあるという感じになる。
ビュジアル的にメールにたいするストレスが軽減される。
自分がすべき内容だと思うものだけでも処理がされると仕事に抜けが減る。
そしてなにより、自分には無関係？と思っていた仕事メールが実は必要があったものだとしても
「★６月業務」に移動しておけば、「検索機能を使ってキーワード検索」でピックアップできる。
今までメールの仕訳で細かくしすぎて仕訳がストレスなることもあったりしたけれど、このやりかたにしてからは
仕事の漏れが減ったし、ある程度ルーチンワークのようなものは前回の流れを一つのフォルダにまとめて
おくと、メール文をひな形にして次回に役立てることが可能。
完了案件フォルダが「★６月業務」に増えていくともの作業を完了したというちょっとした達成感がある。
もちろん、月ごとだけではなく、定量化の業務はその業務名のフォルダをつくってその業務関係だけでまとめるというものもいいだろう。
このやり方はまだ始めてまもないので、これから不都合が生じるかもしれない。
まぁ そのときはそのときで、また見直そう。