「いい秘書の条件」についての話を聞いた。
簡単に言えば社長が仕事をし易い環境を提供出来る人物ということだが、
具体的な話を紹介します。
社長が不在の時に取引先の方から面会希望の連絡が入りました。
現在１１：３０、先方はランチでも取りながらどうでしょうか？という事です。
ちょうど社長が帰ってきました。
秘書A「社長、OO様より１２時から面会希望の連絡が入りましたが、どうしましょう？」
社長「え？急に言われてもね～。 その後の予定はどうなってるんだっけ？」
まぁ当然の結果ですよね。
社長からすれば前後の予定も分からず、丸投げの状態だからです。
では、出来る秘書の場合は
秘書B「社長、OOさまより１２時からランチを兼ねて面会希望が入っています。
１３時より役員会議が入っていますが、時間的には可能だと思います。
先方には折り返し連絡をするようになっていますが、どうなさいますか？」
社長「ではお会いしよう。すぐ連絡を取ってください。」
これは社長がYesかNoを決定するのに必要な情報を前もって提供しているので、
スムーズに意思決定が出来るのです。
つまり行動が決まるまでのスピードが速くなり、結果も早く出るのです。
言い換えればクローズドクエスチョンで問うという事ですね。
取りも直さず「はい」か「いいえ」で答えられるように質問することです。
もちろん補足の質問はあるとしても、スムーズに決定するのにこちらから
「あれは？」「これは？」と、意思決定の条件を引っ張り出さなければいけないと
すると、それだけで時間のロスになります。
ましてや、質問した内容に対して
「じゃあ調べます」となればさらに意思決定は遅れます。
通常業務に置き換えたとしても部下から上司へ提案をする場合、このクローズド
クエスチョンを意識して準備すると、上司の意思決定速度は上がり、さらにあなた
の評価は上がりますし、あなた自身のスキルも格段に向上するでしょう。
最悪なのは諸条件を用意せず、「なぜですか？」と問うと、「そう思うからです。」と、感情
論になり平行線を辿る場合です。
ロジックがなく「思う」の連発では話が前に進みません。
ちなみにこの感情論に走るタイプの人ほど、ロジックに基づいた話を嫌う傾向があるよう
です。
逆に上司から部下への質問の場合はオープンクエスチョンが好ましいかもしれません。
なぜなら「はい」か「いいえ」で答えられる質問を投げかけた場合、その社員は自分自身
で答えを見つける必要がなく、ひいては答えを見つける力がつきにくいこ可能性があるか
らです。
分かり易くいえば、
「あなたは何が食べたいですか？カレー？ラーメン？ハンバーグ？ 今日はハンバーグ
がオススメだけどね。」
「じゃあハンバーグ」
ようは選択肢の中から選んだ、もしくは上司が納得する選択をしているだけの場合が多
いのです。
言いたいことは伝わったでしょうか？
上司に対してはいろんな条件（経費のかかるものに対しては相見積書、費用対効果、
必要な人員等）を出しての質問。
部下に対してはその本人の声を引き出せるような質問をする。
これを大切にしたいと思います。
今日はちょいキツイ言い回しですみません........