採用・退職に関する書類の保管で気をつけることは

渋谷区と新宿区の境界社会保険労務士(社労士)・行政書士のすさきです

早いもので１２月

２０１３年のカレンダーも、一枚を残すのみとなってしましました

大掃除なんて言葉も時折耳にするようになりましたが、企業においても、書類の整理を含めて大掃除を行うケースもあるのではないでしょうか

その際、採用応募者や退職者に関する書類をいつまで保存しておくべきか迷ったりすることはありませんか

これらの人事情報を取扱う際の留意点についてまとめてみました

 採用応募者に関する書類
厚生労働省より「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン：事例集」が出されていて、次のように書かれています

採用者の個人情報など、採用活動の上で必要とされなくなった情報については、写しも含め、その時点で返却、破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められる

仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、目的外利用は許されておらず、また、その後も継続して安全管理措置を講じなければならない

不採用者の書類の取り扱いにも十分ご注意ください

 退職者に関する書類
退職者に関しては、次の書類を保管しておく必要があります
 労働者名簿
 賃金台帳
 雇入れまたは退職に関する書類
　　 雇用契約書、退職届、解雇予告通知書など
 賃金に関する書類
 労働時間の記録に関する書類
　　 出勤簿、タイムカード、残業申請書など

退職後に未払い残業代の請求が行われるケースもありますので、これらの書類は確実に保管しておく必要があります

また、保管の管理者を決めるなどして継続して安全に管理できるような措置を講じておく必要もあります

さらに詳しい解説は、すさき労務行政事務所のホームページをご覧ください

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました

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