こんにちは。数あるブログの中からご訪問あ りがとうございます。このブログは私の個人 的感想や経験なので1例として参考にしてい ただけたら幸いです。
他の業界や企業もそうかもしれませんが、大学組織の事務処理もweb化が進んでいます。
紙の書類だと、受取って処理し場合によっては提出にいかなくてはいけません。提出が必要のない場合でも廃棄（破棄）か保管のどちらかになります。書類が多いとシュレッダーにかけるのも廃棄場へもっていくのも手間がかかります。かといって保管となると書類の入ったいくつものファイルが研究室のスペースを取ります。3年ほど経過したら保管書類も廃棄（破棄）しようとボスと決めましたが、なにかの時に必要になるかもしれないと思うとなかなか思いきれません。
先日大学事務から「給料明細がweb化される」と連絡がきました。これは助かる！と大喜びしてボスに報告しました。アシスタント宛の給料明細は一旦ボスに届くのでボスの研究室で手渡すようにしています。ただ、タイミングかあわないとみなさんボスの研究室まで取りにこれないので明細が溜まっていきます。給料関係の書類はお金に関する個人情報が掲載されているため長くこちらで保管するのに（私は）抵抗があります。それに振り込まれた金額と明細に載っている金額を本人が早々に確認するべきだと思っています。万が一それらの金額が一致しないなら早急に事務に申告しないと本人も困りますし、後手後手になれば処理してもらう相手にも迷惑がかかります。
web化されたら事務から直接本人にメールで送られるらしいのです。明細を受取に行く必要もないですし、メールはどこからでも確認できます。とても便利になるなと思いました。
ところが、ふと気づいたことがあります。web化になるとアナログよりずっと書類の「自己管理」を求められるのではないか？と。
まず、そのメールが届いているか毎月確認しなければなりません。
メールの確認？そのくらい簡単なことでしょう？と思うかもしれませんが、メールというのは案外見落としが生じてしまうのです。受信メールを各フォルダに自動振り分けになっていても毎回完璧に発見できるとは限りません。
私も「あれ？確認したのに、見落としてた！」と叫んだ案件（のメール）は何回かあります。不思議なものでメールのやりとりは慣れれば慣れるほど「見落とし」が生じるのです（私の場合気の緩みと思いますが）。
重要案件のメールの確認はリマインダー受取で見落としがないように心がけています。それでも「web化になりもっと注意が必要」と常に自分に言い聞かせています。
アナログしかなかった世界に戻りたいか？といえば相対的にweb化は便利なので戻りたくはないのですが、web化だけでは心もとないので自己管理を要する個人宛書類はアナログとしばらくは並行してくれないかな？と都合よく考えてしまう私です(笑)。