郵便物

こんにちは。数あるブログの中からご訪問ありがとうございます。このブログは私の個人 的感想や経験なので1例として参考にしていただけたら幸いです。

出勤すると研究室に行く前に学内のボスの郵便ポストを確認に行きます。私の勤務がしばらくないときやご自身に余裕のあるときはボスが確認に行ってくれます。パソコンやプリンターなど大きなものが届いたら私の代わりにボスや院生が部局に引き取りにも行ってくれます（みんな協力的で感謝です）。

だいたい季節による郵便物の量の差は把握しているのですが、両手で抱えきれない（手で持つには重い）ものが想定外にあると困るので毎回「ショッピングバッグ（エコバック）」を持参します。色こそ地味ですが郵便物の入ったそこそこ大きなショッピングバックを肩から下げて職場内をウロウロしているとスーパーの買い物帰りと勘違いされるのではと思ったりもしましたが、大学なので学生さんたちも私と似たようなトートバックを持って歩いているのでさほど目立ちませんでした（大きな紙袋が鞄がわりの先生もおられますし、、、）。

このショッピングバックは郵便物を入れて研究室に戻るのにとても便利です。ポストから研究室まで距離もありますので、ショッピングバックに郵便物を入れて肩から下げると移動が楽ですし落としても散らばる心配がありません。行き帰りは通勤用の鞄にショッピングバックを小さく折りたたんで入れておけばよいので邪魔にもなりません（帰りになにか買って帰るときも使えますし）。

なぜショッピングバックを持っていくかというと、ポストに届くものが書類より雑誌、書籍、冊子が圧倒的に多いからです。冊数が少なくても分厚かったり重かったりするので軽いショッピングバックにいれて移動するほうが楽なのです。ショッピングバックは素材が柔らかいので無理矢理押し込めなくても郵便物がすんなり収まってくれます。

廃棄するものと保存するものはわかっているので、研究室に到着するまでに要らないものは廃棄場に寄って捨てれば研究室に向かう際手元が少し軽くなるのですが、やはり一旦はボスに確認してもらったほうが安心なので全て研究室に持っていきます。

研究室についてボスと少し雑談するとボスはすぐに講義のため研究室を出られます。たまに講義もなく作業もしていらっしゃらないときはすぐに目を通してほしい郵便物から渡していきます。

重要書類がまず先かと思われるかもしれませんが、廃棄することがわかっているものから先に確認してもらいます。確認後要らない冊子や雑誌はその場で古紙入れにいれてしまい、書類はシュレッダーにかけます。この作業を後回しにすると帰り際に仕事が増えるような気がして落ち着かないのです。書籍はボスが注文したものより献本などで出版社からいただくものがほとんどです。そのためボスが時間をかけて中身を確認するので新着書籍とわかるようにだけして邪魔にならないところに置いておきます。

最後に書類です。単なる事務連絡なら私が書類をみながら内容を報告し廃棄ならすぐシュレッダーにかけます（書類ほぼそれです）。ボスの捺印や署名が必要なら確認後その場でやってもらうか、あとで確認するということなら捺印署名箇所をすぐ識別できるように鉛筆で印をつけておくようにしています（その日に提出できるなら私が、後日ならボスがしてくれます）。

とにかく郵便物の整理や事務処理は後回しにすると溜まっていく一方なのでその場で判断ができるものはどんどん処理していくことにしています。たまに届けられた書籍を紙袋から取り出した瞬間にその紙袋を受け取るために私が手を出すので（さすがに「いただきましょうか」と声はかけますが）ボスにはせっかちだと思われているかとしれませんがそうしないと部屋も片付かないのです。放おっておくと書籍や書類の山脈ができあがり、そのうち雪崩になって床に散乱する可能性もありますので。

うちの研究室の場合、1度に何百という多種多様な業界から郵便物が届くわけでないので、慣れてしまえばそこまで時間を割かれる作業でもありません。ただ、一ヶ月ほど郵便物整理があくと、「どれが廃棄でどれを残すんだったっけ？」とその後プチパニックになることもあります。そういうときのために「捨てる捨てない郵便物リスト」を作ってあるので、不安な時はそれを見ながら振り分けます。

冊子の中には学内の紀要もあって興味深い論文が掲載されていたりしますし、業界紙も勉強になる内容も多いのとボスとの雑談のときに重宝するので空き時間に私も読んで知識を増やしています。こういったことも大学研究室秘書の醍醐味かもしれませんね。