こんにちは。数あるブログの中からご訪問あ りがとうございます。このブログは私の個人 的感想や経験なので1例として参考にしてい ただけたら幸いです。
私の業務の1つにボスの執筆物の整理と管理があります。私は昔から文章のスクラップと出所を記録しファイルして自分の机に並べるそんな作業が好きでした。そのような作業をするイメージが普段の私にないのか友人に話すと意外だと驚かれます。
先日、大量にあるボスの執筆物の整理をしているとボスから「この作業もなかなか終わりがありませんね、大変ですね、すみません」と申し訳なさそうに言われたので、大好きな作業なので楽しいと答えると大変驚かれました（単純に骨の折れる作業への労いだったかもしれませんが）。
どうしてこのボスの執筆物整理が好きかと言えばちゃんと理由はあります。私もボスの専門にとても関心があるので単純に知識を増やしたいのと、ボスの文章は高度に専門的な内容でも非常にわかりやすく書かれているので自分が文章を書くときの参考になります。ボスは普段から大量に文献や書籍を読まれます。そして大量にインプットされた情報を誰にでもわかるように文章にまとめあげます。まさに神業レベルと評判です。あとはテーマについてのボスの見解も文章中で知ることができます。私が研究室秘書業務で大切にしていることはボスの専門分野の知識をつけることに加え、それに関するボスの見解も知っておくことです。文章を通してボスの見解を知ると、ボスの人柄も見えてくるのです。
あと独特なケースかもしれませんが、文章の内容や執筆時期が個人スケジュールを把握するヒントにもなるのです。個人スケジュールを私が全て知っておく必要はないのですが、他の業務との兼ね合いで知っている方が調整がしやすい場合もあります。ただ、ボスも忙しいのでしょっちゅう確認するのも気が引けます（もちろん聞けば嫌がらずに答えてくれます）。
流動的な個人スケジュールの中ですでに執筆された内容については確定情報が含まれています。出張先、面談相手、内容、期間などが文章に含まれていることが多いので非常に助かる情報です。何年か分整理していると「毎年この時期はかなり遠方に出張だな、しかも、出張スケジュールは過密そうなのでメールの返信も遅いかもしれないな」などと先に想定できるようにもなりました。研究室の院生が先生に面談希望のときも私が先に個人スケジュールを少しでも把握しているだけで、そのあたりは毎年出張で忙しいし少しずらした方がよいかもなどと提案できます。
そんなわけで執筆物がボスの見解や人柄をもっと深く教えてくれたり、個人スケジュールのヒントになってくれるので大変助かっています。
もしかしたら大学研究室秘書ならではのやり方なのかもしれませんね（うちのボスに限ってかもしれませんけど）。