こんにちは。数あるブログの中からご訪問あ りがとうございます。このブログは私の個人 的感想や経験なので1例として参考にしてい ただけたら幸いです。
「研究室の環境つくり」でもお話しさせていただきましたが、今も「部屋つくり」は継続中です。勤務中のスキマ時間にボスといまある机や椅子などの配置の見直しや新しく購入するスキャナーなどの備品をどこに置くかを相談しています。私が仕事をする部屋はボスの研究室です。院生研究室は別にあるのですが、さすがに私は学生ではなく職員側の人間なのでボスの研究室で作業させていただいています。理系や医学系などは所帯も大きいのでスタッフや院生が同じ研究室を使うくらい広かったり、それぞれで部屋を所有できているのかもしれませんが、うちは小規模なのですぐそこの距離でボスと一緒に作業します。家具やロッカーの断捨離を行ったのでお部屋の空間が広がりました。ですがいきなりすっきりしてしまったのでボスも私も逆に部屋がガランとしてまった気がして落ち着かないのです。空いた空間に新しく机やなにかを買って埋めたくなったり（断捨離した意味がない）、残した家具の位置はこれでいいのか検討が続いています。これでよし！と完璧に思えるにはまだまだかかりそうです。ボスと私だけなら前の状態でもよかったのですが、パンデミックが落ち着いて学生の面談も増えたり、来客やミーティング、機材を持って訪問される方など様々な用途で部屋を使うようになったので可能な限りあらゆる用途に対応できる空間と動線を作りたいと苦戦しています。そうすると自分たちだけではなくお客様にとっても過ごしやすい（使いやすい）部屋つくりを心がけねばという課題に直面しました。
家具や備品の置き方についてボスから意見を求められますが、ボスの部屋なので私の意見も参考にしながら最終的にはボスが決定するのが最善と判断しました。家具や大きな備品などの配置は雰囲気優先にするのか動線優先にするのかはボスに委ねたので、私の管轄の文書管理とその置き場もそれに合わせようと思いました。私的には、まず家具や大きな備品の設置をし、次に小さなものを空いているところに整理収納していくという順序でいたのです。
しかし後日「整理収納」に関する資格を持っている友人が整理収納のポイントを教えてくれました。友人のアドバイスは自宅での活用方法でした。本当に必要でよく使うものは目につきやすかったり取り出しやすい場所に設定する（友人の語彙力は私の何百倍も優れているのでもっと論理的で理解しやすい説明でした）、あと動線が大事とも言われました。なるほど！オフィスにもこれは応用できると思いました。書類や文書収納場所も高すぎたり低すぎたり隅っこすぎてもだめですぐに取り出せる最適な場所に置くほうがよいに決まっています。「そんなの当たり前だろう？」と思うかもしれませんが、もし家具など大きなものを先に設置してしまったら文書の置き場に最適なスペースが遮断される可能性があります。家具など大きなものは一度設置するとまた動かすにも労力や時間を要します。となると文書類はとりあえずここに置いておこう（閉まっておこう）と適当な扱いになってしまうのです。そして忙しいと家具をまた動かして文書も最適なところに移動させることすら忘れてしまうんですよね。自宅であろうがオフィスあろうが意識していないと書類などは一旦適当にどこかに置いてしまったらたいていその後もほったらかしなんですよね。それに今はデジタルで（親切にもマニュアルまで添付されて）送られてくるので過去の文書を参考にする必要がほぼありません。「一旦適当に置かれた」文書は「永遠適当に置かれっぱなし」扱いで発見されずにひっそりとそこにいるのです(笑)。というわけで、まずは私が来るまでにすでに「永遠適当に置かれた」文書を発掘し保存か廃棄かをボスに確認して保存なら整理し、置き場所については家具や大きな備品の配置と合わせて考えることにしました。ただ、その間にも普段の業務や来客時に使用するので、（上記のことを含め）すぐに動かせることを前提に一旦ボスに家具や備品の置き場は考えてもらいました。
オフィスつくりというのは単なる模様替えと軽く捉えず、文書や書籍などは家具や備品とともに総合的に動線と空間を考えて置き場を決めることが大切なのだと学びました。