こんにちは。数あるブログの中からご訪問あ りがとうございます。このブログは私の個人 的感想や経験なので1例として参考にしてい ただけたら幸いです。
秘書業務のベーシックなものの1つに「上司のスケジュール管理」があります。たいていの秘書さんはこの業務を担っていて、一番労力のいる作業なのではないかと思います。スケジュール管理は大学の先生の秘書業務にもあります。大学の先生はそれぞれでとてもスケジュールが異なります。大学の講義だけしてるイメージが強いのですが、実はそれ以外にも大学の運営業務も振られていて会議も多いです。さらに学生の相手もあるので面談時間も確保しなければなりません。これらは絶対にやらなければならない仕事であり、その隙間をぬって個人でうける仕事スケジュールを調整しておられます。実はこの個人のスケジュールこそが先生方の研究の根幹になっているものが多く学者生活に欠かせないのです。ただ、個人スケジュールは相手との調整が必要な案件が多いのと、大学から突発的にお願いされる業務にも個人スケジュールを変更するなどして臨機応変に対応しないといけないので秘書さんが間に入ることで時間がかかってしまうことが結構あります。なので個人スケジュールは先生自らが調整されるほうがスムーズな場合もあります。
うちのボスの場合もそうです。個人スケジュールは流動的なのでボスが自分で調整し、大学関係で固定スケジュールに関することや研究室の中で処理できることは私が行ったりします（ボスが自らやってくれることも多くあります、感謝）。
とにかく、個人スケジュールをボスがやってくれるだけでも秘書業務としてはだいぶん楽です
。さらに大学に提出する事務書類処理などは私よりボスがやる方が正確で早い場合もありいつも自分の脳力の低さに悲しくなることもあるのですが（ボスは決して私を責めたりしないので感謝と同時に自己嫌悪）、長期に渡るボスの執筆物やら文書の管理などボスが苦手なことは信頼して完全に任せてくれます。もちろん、毎回進捗は報告しますし、工程が変わるときは相談し許可をもらいます。でも、作業途中は私に任せてくれて隣で黙々とご自身のお仕事をされています。私はその時間がとても好きです。もちろん一段落ついて休憩されたいときに「根詰めてやってると疲れるねえ」と話しかけてくださり私も中断してお茶を飲みながら雑談するのも楽しいのですが、集中してお仕事をしてくださっていると秘書としてはその環境つくりに一役買っている気持ちになります（自己満足といわれればそれまでですが）。私がいて集中できないとか邪魔になるようではサポートする役務は果たせていないので、1時間でも2時間でも無言になられてもお仕事が捗ってもらえるなら秘書日和につきます。
話は逸れましたが、ボスが個人のお仕事ができる時間は24時間の中で限られています。今後もわたしがカバーできることを増やしてボスが個人のスケジュールを予定通りこなせる様に尽力したいです。