システム担当としてまず取り掛かることになったGSuiteの導入
GSuiteとは
・Gmail
・Googleカレンダー
・Googleドライブ
などのGoogleコアサービスが利用できるGoogle社の提供するグループウェアです
ほとんどが無料で使うことのできるサービスなのですが、GSuiteを導入することで
・メールアドレスに独自ドメインが使える
・ドライブのストレージ容量が無制限に ※ビジネスプラン以上
・管理コンソールによる組織の管理
などなど、使い慣れたGoogleのサービスにビジネス上使う上での便利な機能が追加されます
私の勤める会社ではGSuiteを導入し、段階的に既存のシステムを移行していくことにしました。
①Gmailへの移行
まず最初に取り掛かったのが既存のメールシステムのGmailへの移行です
今までは別会社のメールシステムを利用していましたが、インターフェースが非常に使いにくく、多くの社員がメールをGmailに転送して使っていましたが、メールの受信に若干のタイムラグがありました
GSuiteではメールアドレスに独自のドメイン名を使用することが可能ですので、お客様や取引先等にメールアドレスの変更を知らせる必要もなく、移行が可能です。
私の会社ではGoogleの代理店企業様と契約し、導入のサポートもしてもらえることになっていたので、こちらで用意するものとしては
①全社員のメールアドレスのリスト
これに合わせてGSuiteのアカウント名、ドメインを設定する
②導入に際しての社員への告知（移行のタイミング）
移行のタイミング以降は新しいアカウントでログインしたGmailにメールが届くようになることを伝える
位でしたし、ここはすんなり移行できるものと思っていましたが…
問題① DNSの書き換えがうまく機能しない
メールシステム移行のスケジュールを確定し、全社員にお報せも済ませました
後はDNSの書き換えを実施することで、今まで既存のメールシステムで受信していたメールがGSuiteで受信できるようになります
ここは旧メールサーバの管理をお願いしていた会社と、今回Googleの代理店としてサポートして頂いている会社の間で作業をしてもらうことになりました
DNSの書き換えが反映されるまでには数時間から半日ほど時間がかかるとのことだったので、移行作業は平日の夜間に実施することに
一応私も入った三者で会議通話をしながら切替作業が完了したことを確認したのですが
翌日の朝になってもメールが旧メールシステムに届いています
当初聞いていた話だと、移行が完全に反映されるまでの間は新旧どちらかにランダムで振り分けられる可能性があるとは聞いていたものの、
テストで何通送っても旧メールシステムにメールが届いてしまいます
急いでサポート会社に連絡したところ、きちんと切り替わっていなかったとのこと…
再度実施してもらったところ、すぐにメールがGSuiteの方に届くようになりました。
夜遅く対応してもらっている申し訳なさから、テストメールを送ることをしていなかったのが原因でした。