3年の上田です。
下記の内容で分からない所があれば、相談してください。
宿泊の予約が必要なのは、近畿大会、西医体、日本医歯薬のみです。

•大体2ヶ月くらい前にグループで前泊、当日泊、宿泊なしかを回答していただくように、お願いをします。

•宿泊人数が決まったら、宿泊場所を決めます。僕は「じゃらん」で予約していましたが、予約の仕方は何でもいいと思います。
 
•部員は現地でご飯を食べに行く方が多いので、素泊まりのビジネスホテルで大丈夫です。
体育館の距離と値段を、吟味しながら選びます、迷ったら部に相談しましょう。

•あとは各自の値段を計算して、部員に準備をしておいてもらいます。
この時にチェックイン時間、アメニティの有無をきちんと知らせておきましょう。

•ホテルに行くまでの移動手段は各自で決めますが、ホテルから電車に行くまでに電車やバス等を使わなければ行けない場合もきちんと伝えておき、何時に集合出発するか共有しておきましょう。

係自体はそこまで大変ではありませんが、しっかりとコミュニケーションをとる事が大事です。
頑張ってください。