その会議は本当に必要ですか？
近年はダメな会社ほど会議が多いと言われていますが実際はどうでしょうか？
例えば毎月2回の会議を1日8時間で30年間会社に勤めた計算で行った場合、
トータル時間で5,760時間（240日）も会議の時間に費やしています。
みなさんの会社は会議時間長くないですか？
1年の勤務日数が240日くらいなので、年収が数百万円の役職者１０人で
集まっていれば１億円近い経費が使われています。
会議の多い会社の特徴として
・課題意識がなく結論が出ない
・役職者にパワーがない
・会議の日程が1年単位で決まっている
・アジェンダ（議題）の詳細が始まるまでわからない
上記のような特徴がある限り、有意義な会議は行われませんし、
収益の上がる会議には100％なりません。
課題意識がなく結論が出ない
そもそもの会議自体に課題点を話し合う事もなく、無駄な時間が過ぎている事が
多くなっていませんか？
「どう思いますか？」
「それってどうなんでしょう？」
「それでやってみましょうか？」
会議の課題に対して何をどうすればいいのか？真剣に取り組みを考える訳でもなく、
なんとなくやってみようか？と軽い気持ちでしか動いていません。
目的意識がないので、ダラダラと1ヶ月、2ヶ月と時間だけが流れては、
次の課題が生まれて1つも進捗は進まない会議です。
更に会議に参加する人は役職者・リーダーと一般スタッフと比較して給料も高く、
無駄な時間に高額な給料を払っている人件費の無駄遣いでしかありません。
役職者にパワーがない
会議をしている＝仕事をしていると思っている人がいます。
真剣な話し合いのもとで私は莫大な時間をかけて会議を行なっていると、
会議に参加している自分に優越感を感じている人です。
役職者にパワーがない為、会議の進捗も悪く話し合いも進まない。
進捗の悪さにイライラする上司もいる為、こうすれば良いのではと思っていても、
発言するパワーもなく、前向きな発言・行動につながらず意味のない時間が
過ぎていきます。
ただし会議に参加している本人たちは時間が過ぎる事で会議に参加しているだけで、
仕事をした感だけは充実しています。
会議の日程が1年単位で決まっている
何かを生み出すために話し合いをしようと会議が始まる訳でもなく、
日程が決まっているから会議が始まっているだけです。
先月の実績がどうだったか？
今月の目標はこれです
意識合わせを行いましょう
毎月1日は役職者は本社の会議室に集合など、みんなで集まって意識合わせと、
充実した会議時間にしようと思っているのはダメな会議の見本です。
実際に先月の実績がどうだったのかは、各店メールなどで共有をするだけで十分です。
アジェンダ（議題）の詳細が始まるまでわからない
ダメな会議のアジェンダはこんな感じです。
9時〜 アイスブレイク
10時〜 役員より周知
10時〜 先月の結果
12時〜 休憩
13時〜 今月の取組について
14時〜 ディスカッション
16時〜 優良事例
17時〜 懸案事項
アジェンダとは議題を書き記すものですが、内容が大まか過ぎて内容がわかりません。
役員から何について周知があるのか？
何についてディスカッションを行うのか？
何についての優良事例なのか？
懸案事項として何を話し合いたいのか？
これらが抜けている為、何も準備ができていないまま会議に参加して、
内容も決まらず時間だけが過ぎていく事になります。
有意義な会議とは
成果の上がっている会社の会議は、突発的に短時間で行われているはずです。
なぜなら課題が生まれた瞬間に会議予定はスケジュールをされて、
その課題をどう解決するのか？だけを短時間で話し合います。
次の定例会議で話せばいいと思っている社員は１人もいないはずです。
アジェンダについても
・会議の目的
・前回の課題に対して
・議論・協議・ディスカッションの内容
・次回までの課題（内容・担当者・期日）
こういった内容まで明確になっていれば、参加者も対策もできますし、
資料の事前準備などもできると思います。
最後に
感染対策などで始まったオンライン業務ですが、一流企業ほどオンライン業務を
継続しています。
なぜなら集まる為の時間や費用が一切かからない！
会議室の家賃も経費ですし、都内の本社を郊外に移転させている会社まであります。
しかし、ダメな会社ほどコロナ禍でオンラインが多くなってきた昨今に、
みんなで集まりたくなるようです。
こんな時期だからこそ集まって一体感を出そう！など意味のわからない事を
言っていますが、役職者の出すべきものは一体感ではなく収益ですよ！
Time is moneyって言いますし無駄を省けばどれだけ経費削減につながるのか…
あなたの会社は会議、多くないですか？