みなさんこんにちは。
午前中、社内の会計報告を行ってきました。
報告の場では、事前に他部署などから聞いた情報を基に
代理で話をすることも多くあります。
代理である以上、本人以上の理解をして報告することは困難です。
理解が浅いまま報告を行うと、予期せぬ質問や指摘に対応できなかったり、
情報が不十分なために誤解を生じさせたりということが起こります。
しかし、内容を理解するために無限に時間が使えるわけではありません。
限られた時間のなかで話を聞き、要点を抑えて報告が出来るように
する必要があります。
このとき、報告者が理解するべき内容とはなんでしょうか。
私は、『報告相手が知りたいことが何なのか』という一点だと考えます。
・・・と、いうのも私自身の反省から。
報告のためにヒアリングをしようと、根掘り葉掘り聞きにいったところで、
新しい疑問は際限なく湧き起こります。
そして分からないことに対する不安を解消するためにまた質問。
相手の方も嫌になってしまいますね。
加えて、聞き切れなかった内容について質問があれば、
当然答えられません。
これに対し、報告相手の知りたいことを理解できていれば、
ヒアリングすべき要点が押さえられます。
当然想定外の質問もあるかとは思いますが、
そもそも代理報告である以上、そういったケースは避けられません。
そんなときは持ち帰りにし、確認をして改めて報告をすれば
良いだけの話です。
報告者が理解すべきは知識でも、報告内容でもなく、
報告相手が何を知りたいのかということ。
正直、自分への戒めです。
このことを心に留めて、より良い報告が出来るようになりたいと思います。