会場準備と受付け 46
こんにちは、遠藤です。
今回からいよいよセミナー当日に関わる
話をしていきますね。
その第一弾として、今回は会場準備と受付についてです。
僕が今まで、数多くのセミナーを開催してきた中で気づいた点を
具体的にお伝えしますね。
では、
セミナー本番を余裕を持って迎えるために、この会場準備と
受付はスムーズに行いたいものです。
会場準備と受付でドタバタしちゃうと、肝心のセミナー自体も
落ち着いてできないですよ。
出鼻を挫かれるわけですからね。
そのためには、まず、
会場には余裕を持って、１時間前には行くようにしましょう。
セミナー会場に到着したら、まず椅子と机は申込みがあった
参加者の数だけ置いておくようにしましょうね。
使わない椅子や机は、端に寄せるか、できれば仕舞っておきたい
ものです。
というのも、使われない椅子が多くあると、空席が目立って
寂しい印象をお客さんに与えてしまうからです。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
この寂しい印象が、参加者を緊張させたり、不安にさせたり
してしまいますからね。
緊張させると、セミナーの雰囲気を暗く重たいものに
させてしまいますよ。
こうなると、講師としてのあなたに、とってもプレッシャーが
かかってきちゃうんですよ。
だから、なるべく盛り上がっている雰囲気を演出したいんですよね。
それから次に、パワーポイントを使うのであれば、
プロジェクターとスクリーンをセットします。
で、
この時に注意してほしいことがあるんですよ。
もし、パソコンは自分のものを持ち込んで、プロジェクターは
会場備え付けのものを使おうとした場合のときのことです。
どんな問題が起るかというと、自分のパソコンからプロジェクターに
データーが行かない場合があるんですよ。
要は、画面が真っ黒なままなんですね。
こんな状況が、セミナー直前に起ったら、まず間違いなく
パニックになりますからね。
というか、僕はなりました(^_^;)。
パソコンに詳しい人ならいいですけど、そうじゃない人は
事前にチェックしておいたほうがいいです。
パソコンからプロジェクターにデーターが行かない場合は、
「Shift」キーだか「Ctrl」キーと「F1～F12」キーのどれかを
同時に押すと、データーが行くようになりますからね。
これは、パソコンの機種によって違うので、もし会場備え付けの
プロジェクターを使う場合には、事前にチェックしておきましょうね。
で、次に、
会場の入口付近に受付テーブルを設けましょう。
セミナー開始時間の20～30分前からスタッフがここで
受付のために待機します。
テーブルは廊下やロビーに参加者の列ができてもいい
位置に設置してください。
受付するスタッフの方の一般的な手順は、参加者が来たら、
笑顔で挨拶して受講表を受け取り、名前を確認して出席簿をチェックします。
この時の挨拶は「こんにちは」とか「こんばんは」にしておきましょう。
時々「いらっしゃいませ」って(^_^;)
挨拶している人を見かけますけど、ちょっとセールスを
連想させますから、その挨拶は控えたほうがいいですね。
また、お客さんが参加料を持参した場合には、金額を確認して、
領収書の必要がある方には発行してくださいね。
当日集金の場合には、つり銭の準備を忘れないで下さいね。
で、当日のお金の受け渡しは、ドタバタする原因でもあるので、
できるだけ、事前に振り込んでもらう方がいいんですよね。
なお、
これらの受付の業務は、先生であるあなたはやらないで下さいね(^_^;)。
受付業務はスタッフなどの、別の人にやってもらって下さいね。
「先生」が受付に座って、参加費を受け取っているセミナーだと、
どうしても「先生」の権威が失せてしまいますからね。
是非、イメージを大切にしてください。
そして、お客さんが受付を済ませたならば、あなたがセミナーを
行いやすいように、参加者には前から詰めて座ってもらうように、
スタッフに誘導させておきましょう。
これ大切なんです。
これをしないと、参加者は後ろの方から座りますよ。
そうすると、全員出席のセミナーなら問題ないですけど、欠席が
出た場合、前の方の座席がガラ空きになることって起りえます。
これでは、講師をするあなたにとって、非常にしゃべりづらいことに
なってしまいますからね。
後述しますが、この時に、名札を用意して、指定席にしてしまう
というテクニックを使うと効率的にできますからね。
ということで、
今回はココまでです。
追伸：「戦略的顧客獲得セミナー構築法」の音声CDを
今、期間限定でプレゼントしています。
まだ手に入れていない人は、よかったらどうぞ。
http://www.no1seminar.com/cd/
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では、
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受付はスムーズに行いたいものです。
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落ち着いてできないですよ。
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そのためには、まず、
会場には余裕を持って、１時間前には行くようにしましょう。
セミナー会場に到着したら、まず椅子と机は申込みがあった
参加者の数だけ置いておくようにしましょうね。
使わない椅子や机は、端に寄せるか、できれば仕舞っておきたい
ものです。
というのも、使われない椅子が多くあると、空席が目立って
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~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
この寂しい印象が、参加者を緊張させたり、不安にさせたり
してしまいますからね。
緊張させると、セミナーの雰囲気を暗く重たいものに
させてしまいますよ。
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で、
この時に注意してほしいことがあるんですよ。
もし、パソコンは自分のものを持ち込んで、プロジェクターは
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時々「いらっしゃいませ」って(^_^;)
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連想させますから、その挨拶は控えたほうがいいですね。
また、お客さんが参加料を持参した場合には、金額を確認して、
領収書の必要がある方には発行してくださいね。
当日集金の場合には、つり銭の準備を忘れないで下さいね。
で、当日のお金の受け渡しは、ドタバタする原因でもあるので、
できるだけ、事前に振り込んでもらう方がいいんですよね。
なお、
これらの受付の業務は、先生であるあなたはやらないで下さいね(^_^;)。
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「先生」が受付に座って、参加費を受け取っているセミナーだと、
どうしても「先生」の権威が失せてしまいますからね。
是非、イメージを大切にしてください。
そして、お客さんが受付を済ませたならば、あなたがセミナーを
行いやすいように、参加者には前から詰めて座ってもらうように、
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これ大切なんです。
これをしないと、参加者は後ろの方から座りますよ。
そうすると、全員出席のセミナーなら問題ないですけど、欠席が
出た場合、前の方の座席がガラ空きになることって起りえます。
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なってしまいますからね。
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