「忙しくて時間が足りない」、そんなセリフを自分が吐くとは、学生時代の私からしたら考えられないことです。

もっと忙しい人はいくらでもいるでしょうが、私の歴史上、最も忙しい日々を送っています。


私の場合は、仕事が事務仕事なので、忙しいというのは大体次の2パターンでしょう。

(1)本人の業務効率が悪い(個人のせい)
(2)業務分担の失敗、人員配置の失敗(上司、職場のせい)

何に時間がかかっているのかというと、自分一人でデスクワーク(書類仕事、パソコン仕事)をしている時間です。同僚と話をしている時間はあっても数十分、長くても数時間です。あとは、一人の作業時間です。


事務仕事は、もっとExcelで効率化できるはずです。
昨年1年間で割と使えるようにはなったのですが、まだまだ素人です。
改善すべき点ばかり。もっと勉強すれば、もっと楽になるはず。

パソコンが苦手な中年の方は職場にたくさんいます。
以前、IEの脆弱性が大きくとりあげられたときに、職場の担当部署から「IEは使わないで、Chromeなどを使うように」というお達しが出たんですが、「ブラウザって?私、Yahooなんだけど大丈夫?」という質問が頻出するようなレベルの職場です。

業務一般の経験値では勝ちようがないものの、もっとPCをうまくつかえよ、と思うこともしばしば。

話を聞いてみると、年を取ってから新しいことをやるのは、大変なハードルに感じてしまうよう。
若いうちに新しいことをどんどん経験すべきだと感じました。


仕事は「テトリス」のようなものだと感じます。
落ちてくるブロック(仕事)を出来るだけ早い段階で消していく。

長期的な仕事の場合は、ブロックを計画的に積み上げていって、
最後に直線(4つのブロックがつながっているもの)で一気に消して「プロジェクト終了ッ!」、って感じでしょうか。

ブロックを早い段階で消していけば問題ありませんが、
処理しきれずに、いびつな形で積み上がっていくと、どうしようもない状態になってしまいます。

しかも、複数のブロックが同時に落ちてくるようなことも現実にはあります。

今の私は、まさにそんな状態です。ゲームオーバー寸前です。


「仕事 テトリス」でググってみると、同様のことを述べている方はたくさんいらっしゃいました。
世の中、「自分が初めて考えた発想だ」なんてことは、ほぼないのでしょう。

本当に誰も思いつかないことをやって成功する、それができた人が有名になるのでしょう。

 異動する人も大変でしょうが、残される人も同じように大変です。
 出ていく人から業務を引き継いで、業務が滞らないようにせねばなりません。

 大変は大変なんですが、成長のチャンスととらえるべきです。


 昨年の4月に上司が異動し、その仕事の大部分をヒラの私が引き継ぐこととなりました。到底業務をさばききれず、4月5月は途方に暮れていました。
 特にAccessの使い方が全くわからなかったのが痛かった。上司が残していったAccessのデータベースがあるのですが、これをもとにまわっている業務も多々あったので、使わないわけにはいかなかったのです。

 それでも何とか1年間今までやってきました。
 まだまだ未熟ですが、ExcelやAccessの技術も当初と比べれば向上したと思います。
 人事異動をきっかけに少し成長できたんだと実感しています。

 事務仕事っていうのは、Excelをどれだけ使いこなせるかでかなり業務効率が違ってくるということを思い知った1年でした。


1年間が終わり、次はもっと効率的に業務を回そうと思っていた矢先、また別の上司が他部署へ異動するとの発表。その仕事も、どうも私がやることになりそうです。また新しいことを覚えないといけないのか。

でも、やっぱりこれも成長の機会と捉えればいいのです。何事も経験です。



 私は「あれこれ考えすぎて動けない」タイプです。
 それを改善するため、最近は「とりあえず動く」ということを意識するようにしています。

 PDCAという考え方がありますが、私みたいな人はPlanをすっ飛ばしてDoから始めるくらいがちょうどいいのかもしれません。

 自分から送るのは避けています
 送ったとして、「頑張ってるなぁ」と思ってくれる人もいるかもしれませんが、「仕事の要領が悪いやつなんだ」と思われてしまう可能性もあります。私は後者をとって送らないようにしています。


 ただし、相手からメールが送られてきた場合は違います。逆にできるだけリアルタイムに返信することを心がけています。

 相手は「私は遅い時間まで苦労してるんだ」アピールをしているわけですが、「こっちもそれなりにやってるんだけど」とカウンターをお見舞いするのです。別に用件を解決できなくてもいい、「明日確認します」とか「調べますのでちょっとお時間をいただきます」みたいな「取り急ぎメール」を送るだけで充分効果あり


 送信されてくるメールには、送信時刻は深夜なのに本文に「おはようございます」と書かれているものがあります。
 相手が翌朝にメールをみることを想定してそのように書いているのですね。

 このメールに対して深夜のうちに即返信するのは、ある種の快感ともいえます。自己満足ですけど。