会社は、法律で定められた一定の書類に該当社員のマイナンバーを書いて提出しなければなりません。
しかしながら、訳あってマイナンバーを書かないで出さざるをえないこともあります。
例えば、本人が何らかの事情で提出してくれない。急遽採用が決まって本人の準備に時間がかかり、法定の期限に間に合わないというような場合です。
マイナンバー欄を書かずに空欄で提出するとどうなるのでしょうか。私の経験例を紹介します。
■ 源泉徴収票・支払調書（税務署提出用）
「記載がなくても受理するが、その経緯を記録しておくように」という説明がされておりますが、空欄で提出して問い合わせがきたこともありませんし、事情を確認されたこともありません。
■ 給与支払報告書（市区町村へ提出）
これは自治体によっては、照会書が来ました。内容としては、「マイナンバーの記載がありませんでした。番号がわかっているなら回答書に記載してください。わからないなら、その理由を書いてください」という旨の照会です。「本人から提出がないため、記載できません」などと記入して回答することになります。
これは、東京都心から離れるほど照会が来る率が高かった印象です。かつて住民税決定通知書にマイナンバーを全桁記載してきた自治体の傾向と同じで、都心から離れるほど国の決まりに愚直に従っている印象です。
■ 住民税異動届出書
書かなくてもまったく問題なく、問い合わせが来たこともありません。
■ 社会保険（健保）
私の会社が加入している健保の場合ですが、書かなくても受理されます。ただ、何か別の不備があって差し戻されたときには、あわせて不備事項に「マイナンバーの記載がありません」と指摘がつきます。しかし、再提出時にマイナンバーを書いていなくても、他の事項が修正されていれば再度戻されることはありません。
■ 雇用保険関係
平成３０年５月から「マイナンバーの記載が無い場合には返戻する」という厳格な運用がアナウンスされた雇用保険ですが、実際はどうなのでしょうか。
これは安定所によって取扱が異なるようですが、我が社所轄の職安では、なくても受理されています。
返戻されたことはなく、取得届に記載がない場合には「次回、登録届で出してくださいね」といわれて用紙を渡されたこともあれば、「まだ収集できて無いんです」と言うと「そうですか～」と軽く流されたこともあります。
また、郵送で手続きをしたときには、欄外に疎明書きもしていないのに、電話確認も全くなく、処理された書類が届いたこともあります。
ざっとこんな感じで、基本的には「書かないで出しても処理されるし、問い合わせ・確認もほとんどこない」という状態です。
私はマイナンバー制度には賛成です。ただ、企業が社員のマイナンバーを管理することには大反対です。
取扱いに関する決まりごとが厳しすぎて、正直言って、社員のマイナンバーを会社で保管したくありません。会社にとってマイナンバーはコストとリスクでしかなく、利点を見いだすことができません。
企業がマイナンバーを扱う必要性自体がよく理解できません。これまでも源泉徴収票や給与支払報告書では「整理番号」「社員番号」みたいな番号が付番されているはずです。その番号を役所や税務署がJ-LISから入手したマイナンバーと紐付けて「対応表」を作成しておけばいいのであって、企業は整理番号を書いて提出するだけでいい。なぜ、マイナンバー自体を企業に管理させるのでしょうか。コスト・リスク・責任を企業へ押し付けているように感じます。
いい加減、企業にマイナンバーを収集・管理させるのはやめてほしいと日々思っています。
前にも本ブログで書いたのですが、企業にとって一番良い状態は「マイナンバーの提出を従業員に依頼しているが、本人が拒否している」というものです。企業としては義務を果たそうとしているので問題ないし、番号を書く場面では「本人事由により記載できません」と説明すれば正当な理由になります。そして会社にはマイナンバーは保管されないので、番号漏えいリスクもありません。とても理想的な状態です。
「全社員、提出を拒否してくれないかな」と私は真面目に思っています。