書類の提出依頼とか、データの提供依頼とか、
社内外に何かアクションをしてもらう依頼文書を出すことがあります。
そこで来るのは「質問」「問い合わせ」。
同じ質問を何度も受けることがあります。
「何で解らないんだよ」と言ってしまいたくなるところですが、ぐっとこらえなければいけません。
同じ質問が来るのは、こちらの案内方法、説明文書の書き方が悪いからです。
真摯に受け止めて、対応し、今後の改善に生かしていかなければなりません。
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年に１回、定例的に依頼文書を出すような案件の場合、前年と全く同じ文書を使いまわすことはよくあります。
毎年同じ文書を出して、毎年同じ問い合わせを受けて、毎年同じ受け答えをするというケースは、残念ながら我が社内ではよく見かけてしまう光景です。
受けた問い合わせは、ちゃんと記録しておいて、少しずつ改善していかないといけませんね。