私の職場の名前は、わかりにくいのか、結構な頻度で間違えられます。
ある漢字が同じ読みの違う字に変わっていたり、余計に１文字入っていたり、逆に２文字くらい抜けていたり。
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他社の方と業務上のメールのやり取りをしているときに、宛名を間違えると大変です。
相手は「大丈夫ですよ」と言ってくれるでしょうが、内心どう思っているかわかりません。
会社名を間違えられていい気はしないですよね。
宛名を書く上で一番確実なのは、相手の署名をコピペして最後に「様」を付け加えるというやり方です。
これなら間違える可能性はかなり低くなります。
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私の署名は、相手に使ってもらおうという意図で、コピペしやすい文字配置にしています。
例えば、こんな感じの署名にします。
株式会社 ●●
第３営業部 雨場 二朗
TEL：～
FAX：～
E-MAIL：～
〒０００－００００
東京都～
送られてきた相手は、上の２行を使って、最後に様を付け加えればいいのです。
株式会社 ●●
第３営業部 雨場 二朗 様
という感じですね。
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送られてきたメールをいろいろ拝見しますと、既にこのような書式になっているものも多い。助かります。
ですが、中には会社名よりも名前が先になっていたり、会社名と名前の間に「～士」「～コーディネーター」「●●学博士」などと自分が持っている資格などを書いている人、すべて英語表記の人もいました。これでは加工する手間がかかります。
やはり、シンプルに相手が２行コピペで宛名を作れるような記載を心がけるべきです。
１行でも良いのですが、横に長くなってしまう場合には改行したほうが見やすいでしょう。
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といいつつも、私自身、こういう感じで返信されてきたとき、「コピペしたな」と思って嫌な印象を持った経験があります。「手を抜かれた」というような印象を持ったのです。
でも、それは明らかに私の捉え方が悪い。むしろ「私の狙い通りにやってくれた。意図が伝わった」と喜ぶべきだったのです。
何より「間違ってない」のですから。それが一番です。