去年、新しい仕事をはじめた。
引継ぎは半日のみ。
それ以降は、メールや電話での
部分的な引継ぎのみで、
大変だった。
先週、新しい人が入ってきて
私がやっていた仕事を
その人に引き継ぐ事になった。
マニュアルもない。
過去データも未整理状態で
いちいち探すのが一苦労。
いちいち、前任者に問い合わせる。
そのメールや電話の内容の中に
”知らない単語”が
たくさん出てきて
一つの業務を終えるのに
一苦労だった。
そして、その業務は
毎年、同じ頃に発生する。
なら、一つ業務を終えて
それで、”はい終わり”。
にはならないのだ。
来年のその時期には
”ひとり”でその業務を
できるようになっていないといけない。
と言う事は、
何か一つの業務についての
プロセスを聞いた時、
それをメモって、
やり方を覚えておかないといけないよね？
どの月に、
何の業務を、
どの業者・部署と、
やらないといけないのか、
をプロセスとして
残しておかないと
次、再現できないのだ。
だから、毎回、
１、一つの業務を終わらせることと
２、その業務をプロセスとして書面に残すことの
二つをしていた。
時間がかかったし大変だった
でも、その作業が今回の引継ぎで
役にたった。
・業者の連絡先一覧
・定期業務の年間スケジュールリスト
・各業務別の手順を書いたワードファイル
・スタッフリスト
・フロアマップ
・必要書類のテンプレートの保存
・必要書類のデータをファイル別に保存
など、
あったら業務が
”楽”になったであろうものを
今回の引継ぎ用に、
手直ししていたら
新しく入った人が、
わかりやすいと
喜んでくれた。
自分用に
再現できるように
作った資料や
整理したリストなどが
次に必要になる人にも
ひいては、その部署のためにも
役に立った。
自分の”楽”のために
その時に”苦労”したものは
未来の自分や他人のためにもなるのだと
引継ぎを受ける側としてと
引継ぎをする側としての
両方を経験した事で
確かなものだと実感した。
だからまずは、
”他人のため”じゃなくて
”自分の楽”のために
はじめよう。
過去の自分が
未来の自分に
できる
それはきっと優しいプレゼントになる
。
