営業支援システム

久々のシステムネタです。ちょっと営業支援システムの提案をしなければいけないので、書いてみました。これを読んでいる人の中には相当なプロがいるはずですので、チェックして直す部分があれば直してくれると嬉しいな。

業務システムのなかに、「営業支援」というカテゴリーがあります。販売管理、一般会計、人事給与といったバックオフィスのシステムではなく、顧客との最前線にいる営業を支援するフロントシステムです。

では、「営業支援システム」とは何でしょう。営業のプロセスをシステムで自動化し、営業の負荷を減らし、無駄な営業費用を削減し、営業が本来活躍すべき分野に力を向け、ひいては営業のモチベーションを向上させる仕組みです。とこう書いてしまうと難しく見えてしまいますが、何のことはありません。営業活動のプロセスのうち、システムに置き換えられる部分を置き換えてしまえばいいだけです。

世に出ている営業支援ツールは非常にたくさんありますが、上記を単にシステム化しているに過ぎません。したがって、操作性や見栄えは各種さまざまですが、根幹部分はどこも似たり寄ったりです。すなわち、顧客管理、商品管理、営業日誌、スケジュール管理の４機能をあれこれと手を変えて具現化しているだけです。

ただし、これら４機能はそれぞれ一言で片付けられるほど単純ではありません。例えば、顧客管理には、見込客の発掘から顧客の各種情報、訪問履歴、顧客からの問い合わせ履歴理などありとあらゆる機能が内在しています。商品管理も商品そのものの情報管理から商品開発の種にいたるまで細かい機能があるでしょう。

しかし、人間はそんなに器用ではありません。すべてをシステム化したからと言って、そのすべて使いこなせるとは限らないのです。また、システム化を行うほうも人間ですので、あまり複雑で難しいものは作れません。したがって、まずは単純なものからシステム化していくことになるのですが、いくら単純であっても、それが使われなければ意味はありません。システム化を検討する上でもっとも大切なことは、システム化したことをうまく人間が使いこなせるようにシステム化することです。

例えば、営業日誌をシステム化したとしましょう。今まで紙に書いていたものが電子化されます。では、これは何のために電子化するのでしょうか。営業活動のノウハウを会社の資産とし、各営業が日誌内の情報を共有化したり、経営側が営業戦略の方針を決めるための生きた情報として利用したりするためです。いわゆるナレッジマネージメントできないのであればシステム化の意味はありません。もっと単純に言ってしまえば、入力できても検索できなければシステム化しても無駄なのです。

では、具体的にどのようなことを行えばいいのでしょうか。実はそんなに大それたことをする必要はありません。営業活動に利用している各種リソースを電子化し、ＤＢ化し、有効な閲覧ツールを作成するだけでいいのです。もう少し時代が進めば、意思決定までもシステム化されるようになるのでしょうが、しばらくはまだ意思決定は人間がやらなければいけません。システムはまだまだアホなんです。

さらに具体的な手法を提示しましょう。会社の規模や目的によって、やり方はさまざまだとは思いますので、下記は一例です。

１．各種情報を入力または電子化するためのツールを導入する
　グループウェア、メール、Excel、Word、Powerpoint、PDF、スキャナー、OCR、各種入力用アプリなど
２．電子化された各種情報を格納するためのインフラを整備する
　ファイルサーバー、データベースサーバーなど
３．各種ドキュメントを整理、管理するためのツールを導入する（オプション）
　DocuWorksなどの電子文書管理ツール、世代管理ツール
４．各種情報を閲覧、検索、データマイニングするためのツールを導入する
　OLAPツール、各種閲覧用アプリなど
５．各種情報を閲覧できる時間、場所を拡大する（オプション）
　モバイル対応など

なお、上記機能をすべてあるいは部分的にカバーするのが巷で売られている営業支援ツールですが、基幹系システムと連動しないものの購入はお勧めできません。顧客管理にしても、バックオフィスで入力される各種顧客との取引と連動したほうが情報に幅が出るからです。営業支援ツールの購入は基幹系との連動がミソです。

では、これらを導入するとどういったメリットがあるのでしょうか。例えば、ある商品の見積りを顧客に提示するときに、過去に同じような見積りを作った覚えがあるのに、もう一度最初から見積り書を作らなければならないといった経験があると思います。これがなくなります。瞬時に関係する過去の見積り、関連する商品および販売価格が照会でき、見積書も自動作成可能です。あるいは、開拓したいと思っている顧客が別の課ですでに取引があるかもしれないという場合がよくあります。その顧客との売買実績、他課営業の該当顧客への訪問履歴、内容を瞬時に収集できます。要するに、資料集めや情報収集などで費やしていた作業が効率化され、その分余った時間を提案内容の検討や顧客との折衝に割り振ることが可能となります。

というところで、今日はおしまい。次回は面倒なのでもうないと思います。よくにかぽは何をやってるのと聞かれますが、こういった提案も仕事の一部です。そう、手八丁口八丁で顧客を騙し、システム化の予算をひねり出させることが仕事です。ちょっとはにかぽの仕事内容を理解していただけましたでしょうか。