こんばんは、にかです。
夕方になって、ようやく落ち着いてパソコンやスマホに向かえる時間、という方も多いのではないでしょうか。今日1日の仕事もそろそろ一区切り、というタイミングですね。
画面を開いてみると、返信できていないメールやチャットがずらり。「早く返さなきゃ」と思いながらも、言葉選びに悩んでいるうちに時間だけが過ぎていく…そんな経験、ありませんか。
今日は、そんな返信にかかる時間をぐっと短くしてくれる、AIとの付き合い方を3ステップでご紹介します。難しい設定は一切いりません。今日からすぐに試せる内容なので、気軽に読んでみてくださいね。
■ステップ1：状況と伝えたいことを、箇条書きでメモする
いきなりAIに「返信文を書いて」とお願いするより先に、まずは自分の頭の中を整理するところから始めます。
「誰から、どんな内容の連絡が来たのか」「それに対して自分はどう答えたいのか」を、箇条書きで簡単にメモしてみてください。丁寧な文章にする必要はなく、単語を並べるだけでも十分です。たとえば「A社さんから納期の相談／来週なら対応できると伝えたい」くらいのメモで構いません。この一手間があるだけで、この後AIが作ってくれる返信文の精度がぐっと上がります。
■ステップ2：AIに下書きを作ってもらう
メモができたら、そのままAIに渡して「この内容で、丁寧な返信文の下書きを作ってください」とお願いします。
このとき、「取引先向けに丁寧な言葉づかいで」「社内のやりとりなので少しカジュアルに」など、相手との関係性もあわせて伝えてあげると、場に合ったトーンの文章に近づきます。数秒で下書きが返ってくるので、まずは完成品ではなく、たたき台として受け取るくらいの気持ちで大丈夫です。長い文章になりすぎたときは「もう少し短く」と伝えれば、その場で調整してもらえます。
■ステップ3：自分の言葉になるよう、軽く手直しする
AIが作ってくれた文章は、あくまで下書きです。そのまま送るのではなく、語尾や言い回しを自分らしい表現に整えたり、相手との関係性に合わせてひと言添えたりしてみてください。
この最後のひと手間をはさむことで、AIっぽさが薄れて、ちゃんと自分の気持ちが伝わる文章になります。ゼロから文章をひねり出す時間が、できあがった文章を確認して整える時間に変わるだけで、気持ちの負担もずいぶん軽くなるはずです。
■まとめ
返信のたびに一から文章を考えるのは、地味に時間もエネルギーも使う作業ですよね。
最初から上手に使いこなそうとしなくても大丈夫です。まずは今日届いたメールやチャットのうち1通だけ、試しにこの3ステップをやってみる。そんな小さな一歩から始めてみませんか。積み重ねていくうちに、きっと自分に合った使い方が見えてきますよ。
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