スケジューリング その2

スケジューリング　その1 の続き。

前のエントリでは、

雑務には優先順位をつけず、来たものから順にすぐこなしたほうが効率的

と書いた。

これにはまず雑務が何かって定義が必要になるが、

・一つ一つが10分もかからないで終わるタスク
・とにかくやることが大事で、誰がやるか・どうやるかとかでは差がつかないもの

世間一般の常識とはちょっと違うかもしれないが、
僕の中で雑務とは、重要かどうかは関係なく、
短時間で終わる、とにかくやることが大事な作業、
ということになる。

例えば、僕の仕事で多く発生するのは下記の雑務。
・（通常の）メール返答
・講師のスケジュール調整
両方とも重要であるが、あまりそこで差が出るわけではなく、
短時間ですむので雑務ということになる。

逆の言い方をすれば、雑務には考える余地はない、
時間をかけても意味がない、ということだ。

そしてこの雑務は、一日に一定量（２時間くらい？）発生する。
日によってあまり差が出るわけではない。
明日も明日の雑務が発生して、同じ時間がとられる。

雑務以外で今日がたまたま忙しかったという場合を除いて、
今日の雑務を明日以降に先送りするという行為は、
今日のスケジューリングがうまくいかなかったか、
1日あたりの雑務の量が多すぎる＝仕事のやり方を見直すべき
というサインのどちらかだと思う。

つまり、雑務の処理では次のことが大事。
・時間をかけず
・その場で処理する

だから、今取り組んでいるのは、メールを2度読まないってこと。

メールを見た後、他のことをして、後で返事をするってのをよくやったが、
このやり方だとメールを2回読む時間・前に読んだメールを探す時間が必要になる。
一つ一つはそんなに時間を取らないが、まとまると膨大な時間となる。

だから、メールを見たら、その場で返事が書ける限りすぐに返事を書くようにしている。
そして、おそらくここが一番重要なのだが、
メールに返答する時間の余裕がないときは、メールをそもそも読まないようにしている。

メールの2度読み・前に読んだメールを探す、ということに時間をとられたくないから。

以上のようなことを心がけているわけだが、もともと僕は活字中毒で、興味あるものを読まないってのはけっこうつらい。。。　我慢のしどころだと思う。