初めましての方も、また来てくれた方も、
ありがとうございます♡
Naoです🎵
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GW、真夏日のような東京です
昨夜、息子の寝かしつけをしていると、
アイツがやって来た…！
早くない
!?
みなさまのお家は、どうですか？
正体は、蚊…。
あの高く細い声が耳元で聞こえたの
今日は、蚊取り線香類を買いに行こう……
でも寝室だし、子どもも小さいし、毎年何にしようか悩むのですが、今年は、アロマで
蚊と人間に害のないものを選ぼうと思います♪
ローズゼラニウムとかね
蚊よけ対策、良いものがあれば教えてください
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昨日に続き会食アレンジについて
先方へのご案内
お店選び
についてお伝えしていくよ
では、スタート♡
第2弾
「社内の根回し」がまとまったら
取り掛かること
①先方へご案内
先方秘書とコミュニケーションを！
「報連相」も大切
先方の秘書や担当者と電話が繋がったら、
ご挨拶をきちんとした上で、会食を行いたい旨をお話します📞
長々と電話でやり取りすることは避け、
メールアドレス等、先方にとって都合の良い連絡手段を聞きましょう！
LINEでお願いしたいという先方もいらっしゃいますし、
古～い体質の所では、FAXという方もいました
電話でお話を進めそうになることもありますが、
聞き間違い防止！
何よりも「記録(証拠)」を残す目的のためにも、
メールや文字で残るやり取りをする方が自分の身を守ります
【メールのポイント】
✔️会食主旨
✔️メンバー
(主催側のメンバーをあらかじめ伝えましょう)
✔️希望日時(複数)
※主催者メンバーに外せない予定が確定している日時は、お伝えし外していただく
✔️アレルギー、食べ物の嗜好、お酒の嗜好
✔️喫煙
✔️当日の移動手段
以上のことに加え、
座敷、椅子どちらが良いかさりげなく確認。
腰痛だったり、膝が悪かったりする場合、
座敷は避けましょう。
掘りごたつでも、背もたれ付きの椅子がないとつらい方もいます
言葉足らずは、
思わぬミスを生むことを忘れずに！
先方の秘書様へ「不愉快感」を抱かせないよう、
気持ち良いコミュニケーションを取りましょう。
②お店選び
ボスが「会食はこの中で」というリストを持っていたら、その中から選びます📝
無い場合、「お任せするよ」と託していただいた場合、どう選ぶか、どう決めるか🤔
先方の嗜好に沿うお店をリストアップ
アクセス情報、予算および支払方法をチェック
お店へレイアウト見学
事前に食事へ伺い、お店の方へご挨拶
ここで大切なポイントは「完全個室」かです。
壁の上部が開いていたり？障子だったり…？
防音性には十分気をつけましょう
上司へ報告
「このお店を検討しております。
人数にちょうど良い広さの席(椅子or座敷)です」
といった報告も付け加えると良いでしょう🙆♀️
③お店へ連絡
✔️日時、人数が決まったら、リストアップしたお店へ連絡
✔️嗜好、アレルギー対応、喫煙有無、席希望(原則、個室)、
✔️請求書払いが出来るか、領収書は人数分対応出来るか等、細かい部分まで確認をします。
ここからは、マストではありませんが
私がしていたこと「お店が決まったら」
お店の責任者の方へご挨拶
(当日お部屋を対応する店員さんの確認もするよ)
お店との信頼関係構築も秘書の務めです。
ご挨拶をしておくのは、
このポイントを上げるためでもあるから、
「食」に興味の薄い秘書さんも、ぜひ頑張っていただきたいポイントです。
食べることが好きなボスでしたら、お誘いしてみるのも良いかもしれません
飲むこと食べることが大好きなボスの秘書をしていた時、私の「食調査」に興味を持ったボスが、勝手についてくるようになりました
それも、お互いを知る良い機会だったりします。
会食アレンジって、苦手な人は本当に苦痛な業務ですが、顔なじみのお店を複数持っておくと、本当に重宝しますし、会食に使えそうなお店をリスト化しておくと、引継ぎ時に役立ちます。
全員が満足する会食アレンジを目指して、楽しみながら学んでいけると良いよね
次回は、「手土産、いざ会食！その後のフォロー」についてお伝えします♪
お楽しみに♡