初めましての方も、また来てくれた方も、
ありがとうございます♡
Naoです🎵
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さぁ、始まりましたね！
今年のGWは、過去最大の10連休なんだとか
GWの前半、
あなたはいかがお過ごしでしょうか♡？
私は、国会議員秘書をしていた時も、
連休は関係なくて
それ以上に専業主婦の今は、
どーーーでも良くなるというか、
関係ないんですよね。
我が家の夫は、超多忙。
休みはとれないので、なおさら…
さて！
今日はね、
「会食アレンジなら、〇〇事務所のNaoさん！」と言われていた私が、
アレンジのポイントを公開するよ～
会食の準備から終了後にすることまで、
複数回に渡ってお伝えしようかなと
参考にしてもらえたら嬉しいです
お分かりだとは思いますが
会食アレンジは、
秘書にとって重要なお仕事のひとつ。
実は一番緊張するかも…
⁉️
では、いくよ～
第1弾
「会食セットして」と言われたら
取り掛かること
①開催日時と費用、手土産の確認
多忙なボスほど、詳しくは伝えてきません🙅♂️
必ず「いつまでに開催すべきか」を確認。
また、会食にかかる費用(会費制にするのか等)と手土産の有無も確認。
基本的に、手土産はマストですが、場合によっては不要のケースもあります
②先方のお名前およびメンバーの確認
→主催者側のメンバーを把握すると同時に、
先方は「お任せ」にするのか、ある程度こちらが指名するのか上司の意向を確認。
③会食の目的
→ポジティブ会食(懇親)かネガティブ会食(難航課題有り)か把握しましょう！
ネガティブ会食の場合、先方へのご案内内容もミスがあってはなりませんので、しっかりと擦り合わせることが重要。
④主催者側メンバーへ連絡
役員同士で会話ができている場合、各秘書にもその情報を伝える。
初めて会食へ参加する方がいる場合、アレルギー有無の確認も行う。
以上が、会食が決まったら取り掛かること
上司の意向からズレたアレンジになると…
大波乱～🌊💦になる可能性もあるので、
この擦り合わせ、とっても大切なことなんです♡
上司が多忙で捕まらない～💦という状況だとしても、絶対必要です👍️
特に、秘書になりたての頃や、
新しいボスのもとに就いた時は、
「より丁寧に」が求められます。
ちょっとした気付き不足が、
信頼関係を損なうことにも繋がるの。
そうそう、おまけ話
こんなことがありました。
私の会食アレンジは評判で(ありがたいですね
)、どんなに秘書が増えても、この仕事は他の秘書に回すことはなかったの。
それはボスの意向でね。
会食後に、手土産や場所に感動していただいた先方様からは、会食相談(場所等)が来るようになったりもしました
他所の新人秘書さんへレクチャーすることも…。
ひとつひとつの仕事に手を抜かない。
本気で取り組む！
それが私の秘書人生でした
次回は、「日程調整、メンバー調整、お店選び」についてお伝えします♪
お楽しみに♡