ごきげんさまです。
やましたひでこ公認断捨離®︎トレーナーの
義永直巳です。
今日もお立ち寄りいただき
ありがとうございます。
今日も「職場の断捨離」シリーズ第2回目をお届けします。
元の記事はこちらです↓
私が最初に手掛けたのは
書類の断捨離です。
書類の断捨離は難易度が比較的高いため
家庭での断捨離では、
キッチンや水回りから始めるのが王道ですが、
私が当時勤めていた職場の状況は
書類が書棚に入り切らず
床置きの段ボールに詰め込まれているという状況。
共用書庫のファイルの順番すら
ランダムに入っているため
目当ての書類を探すのに一苦労でした。
職場の書類は、特に共用の書類は
保存年限が決められてあるので
食料品の賞味期限のように
基準がわかりやすいのです。
職場の書類は意外と取り組みやすいのではないか
と思ったのです。
それに、雑然とした状況を改善するのに
最も効果的というのも一つの理由でした。
長年そこにいる人はわかるようですが、
外から異動してきた人は、
目的の書類がどこにあるかもわからない。
聞けば、ここ2年ほど、保存期限の切れた書類を
処分していないことが判明
これって保存期限の切れた食品を
冷蔵庫に入れてるのと同じことじゃないですか。
書類は腐ったりしないけれど、
それじゃ入るものも入らないよね。
「片付けよか」
という私の一声でファイル整理をすることに。
無理やり片づけさせるのでは
職員に負担がかかりますから、
どうしますか？と職員会議で提案。
今までどうしていたのかと聞くと
ここの職場の人たちは、
ファイルの処分や整理を
非常勤職員に任せていて、
自分たちでやってなかったと言うのです。
自分が使っているものの始末を
自分でやっていなかったのか…と
大事なことに気づかされました。
これでは自分軸が育ちません。
結局「忙しい」を言い訳に、
職員が自分の手で、片付けをしていないことが
わかりました。
片付けって雑用じゃないんです。
始末をすることは
最後の責任を取る
ということ。
仕事に向き合う姿勢にも関わります。
そして、片付けはやらなければ
できるようにならないのです。
できなくて当たり前か…と思いつつも
このままでは良くないと
私がやるのではなく、みんなでやることに。
片付けは雑用ではなく、
仕事のスキルを向上させることだと説明すると
職員も納得して、「やろう」ということになりました。
納得には説明が必要です。
作業をしているうちに、職員らが、
どこからやればうまくできるか
ということを考え始めました。
不要な書類を取り除き
丸一日かけて書類を順番に並べました。
今ある書棚ではどうしても
入らないことがわかり、
経理の担当に掛け合って
書棚を購入することになりました。
最近、対応するケースの数が激増しているのでやむを得ません。
床に散らばっていたファイルたちが
きちんと書棚に番号順に並べられ
誰でも混乱なく書類を探せるようになりました。
これで仕事も効率も上がるはず
と思ったのも束の間、
まだまだ課題は山積みです。
職場の断捨離はなかなか手強いのです。
次回は時間外勤務の断捨離のお話です。
書類がきちんと整理されて
並ぶようになってからは
職員同士のコミュニケーションが
活発になってきたような気がします。
どうして書類の断捨離をすると
コミュニケーションが良くなるのかは
よくわかりませんが、
きっと、書棚にできた余白が
職員たちの気持ちにあかりを灯したのではないでしょうか。
希望が見えると、職場全体が明るくなっていきました。
続きは次回に。
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