なぜ？

先日仕事でとある問題があってそのエリアのマネージャーにメールをしました。上司も一応IT関連という事でCCに入れてました。その問題とは一見ITのsystem不備によるように見えたけど実はprocessに原因がある事がわかりそれについてのメールでした。

もう少しだけ詳しく言うと、この会社ではno paperwork, no goods movementと言う当たり前のprincipleがあります。つまりsystemに入力せず商品を動かしたらinventoryに誤差が出るからしてはいけないと言う当たり前の事です。今回の問題はsystem上でdataに不備があり、それを直してもう一度正しくorderをpopulateしようとしてたのですが、詳細を知っていたとある部署がその新しいorder enteyを待たずに商品をお客さんに発送してしまったという事でした。

ちなみにITはdata自体には本来責任はありませんが、全体としてITがbackgroundでdata manipulateが必要なので私も深く関わってました。(と言うか私が問題を発見してます。)

で、今後同じ問題の再発防止に為に私が事の経緯の詳細とprocessを見直して更新してくれるように具体的な改善点を箇条書きにしてそのエリアのマネージャーMさん(責任者)にメールをしたんです。そこには特定の人を非難したり責任を問うような文は一切なかったのですが、その問題のあった部署のKさんともう一人の名前を経緯の説明で使ってました。(個人名を出さなくても誰でも簡単に推測特定できる状況です。)

そして上司がそのメールに返信してMさんにNo paperwork, no goods movementは過去15年間会社のpolicyです、それを徹底しなさいと結構強い口調で書かれてました。私も全く同じ事を書いてましたが言い方は全然違いました。そして何を思ったか上司はなぜかそのメールをKさんにCCしてたんです。

それを読んだKさんは長文の弁解で返信してきました。It’s my fault. I am so sorryみたいに。。。私は、えっ？processの問題と今後の改善点を指摘しただけなのに？とびっくりしてKさんの事を全く責めてない事をconfirmするメールを出しました。上司もKさんの反応に慌ててDo not stress K.と返信をする程でした。

あーぁ。。。個人名出してたからいくらこちらにその意図がなくても誤解されたら困ると私はあえてメールをKさんには送らなかったのに(会った時にそれとなく話してあとはMさんに任せるつもりでした)、上司がCCしたから事が大袈裟になってしまった(/ _ ; ) Kさんはさっぱりした人だから引きずらないとは思いましたが、やはり上司の書き方だと彼女の間違いを非難しているように聞こえたからかわいそうでした。

職場で上司がKさんに会った時に、あのメールごめんね、本当に気にしないでと話してました。Kさんも普通に会話してたようなので結果的には良かったですが、これが他の人だったらと思うとゾッとします。

まぁ上司は時たまそういう強い口調のメールを私やMさんを含むマネージャーたちに送ってくる事があるのでそこまで気にならないのですが、普段あんまりそういう上司からのメールを読んだ事がなければすごく怒ってるように聞こえるだろうなと思います。

私は基本的には職場の誰かにITの事でメールを書くときは上司をCCするように言われています。それは私の仕事とコミュニケーションの内容を把握、監視する為なのですが通常は上司宛ではないメールに上司が口を挟むことはあまりありません。なので私もなんで上司がこんな風にreactしたのかはわからないです。

メールって微妙なニュアンスとかが伝わらない時があるし、読み手によって受け取り方も違うので気をつけないとなと思います。